Par où commencer pour “mettre sous contrôle le management de projet” ?

Établir les meilleures pratiques en Management de Projet

Voici un article de Gina Abudi qui traite de l’un des aspects les plus importants de la mise en place d’un PMO: l’établissement d’un jeu agréé des meilleures pratiques de management de projet dans l’organisation.

meilleures pratiques
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Qu’est-ce qu’une meilleure pratique ?

processPour certains clients, la discussion est centrée sur la mise en place des règles et procédures pour exécuter des projets. Tandis que d’autres clients pensent aux meilleures pratiques comme le moyen de s’assurer que tous utilisent la même terminologie et les mêmes modèles et sont bien formés aux compétences techniques du management de projet. Pour un autre client, il était important “de prendre en main cette chose appelée management de projet.”

Dans le contexte économique actuel, le focus de beaucoup d’organisations, particulièrement autour de la gestion de projet, est de faire plus avec moins : des délais plus courts, des budgets plus serrés, des ressources humaines réduites et l’incertitude générale dans ce qui se passe dans l’ensemble de l’organisation.

Pour quelques organisations, arrêter des projets n’a rien d’extraordinaire en ces temps difficiles, même certains projets que l’on considère pourtant stratégiques à la progression de l’organisation.

Quand les organisations considèrent le développement “d’une meilleure pratique” autour de la fonction de management de projet, ils veulent dire d’habitude une ou plus des choses suivantes :
  • best practiceProcessus Standardisés
  • Outils et modèles Standardisés
  • Logiciel Standardisé
  • Développement de capacités
  • Évaluation de compétences par rapport à ces capacités
  • Planification de ressource efficace
  • Développement de parcours professionnels spécialisés
  • Développement de plans de formation stratégiques, à long terme
  • Développement de coaching et parrainage formalisés
  • Support et promotion des certifications reconnues dans l’industrie
  • Développement et rôle d’une fonction de PMO

Leur question principale, “Par où commencer ?

progressDans une conversation avec le nouveau responsable du management de projet embauché pour “mettre sous contrôle le management de projet”, il a mentionné que les trois dernières personnes qui avaient essayé n’avaient pas réussi et il se demandait pourquoi. Dans ses efforts pour comprendre les points d’échec de ses prédécesseurs, il est devenu apparent que les trois derniers chefs de projet principaux sont arrivés dans l’organisation la “fleur au fusil” pour établir un PMO, avec une standardisation sur leurs processus,  outils et modèles.

parcours professionnelC’est une organisation de presque 100 chefs de projet qui, sans un doute, doit avoir des processus en place pour manager des projets, formellement (connus et pratiqués par les autres chefs de projet dans l’organisation) ou informellement (connus du chef de projet lui/elle-même et utilisés régulièrement).

Les trois derniers individus dans le rôle ont mal supposé qu’il n’y avait aucun processus en place et ils ont cru qu’ils avaient l’autorité de dérouler les leurs.

Même si cela peut être le cas, tout bon leader dans une organisation sait qu’il/elle ne peut pas forcer le changement sans obtenir l’adhésion – même de leurs équipes directes – pour réussir. Leur problème majeur : leur approche était complétement erronée et vouée à l’échec.

MPM est Partenaire de DantotsuPM
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Souvenez-vous, la clé dans l’établissement de standards, sur le management de projet ou toute autre fonction, est d’obtenir le consensus et l’adhésion.

Dans cet exemple, le nouveau responsable du management de projet voudra parvenir à comprendre comment les équipes de projet travaillent actuellement sur les projets – quels processus (formels et informels), outils, modèles, standards sont actuellement utilisés ?

collèguesComment cela facilite-t-il le succès des projets ? Qui d’autre utilise ces méthodes pour obtenir des résultats sur leurs projets ? Avec qui ont-ils partagé leurs informations ?

Un peu de recherche et de collecte de données sont nécessaires. Je parie qu’il y a de nombreux processus en place partout dans l’organisation – il est probable qu’ils ne sont pas écrits et formalisés dans l’organisation.

Les « propriétaires » de ces processus sont vos champions pour établir des standards dans l’organisation. Vous avez besoin de leur adhésion – pour le succès de votre effort qui est de mettre en place des standards d’entreprise autour de la fonction de management de projet. Et n’oubliez pas,  ces individus ont des informations de valeur qui peuvent booster vos efforts.

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM
Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

Donc…par où commencer ? En bref …

Étape 1 : Faites un peu de recherche dans l’organisation sur comment les projets sont réalisés à l’heure actuelle. Sortez de votre bureau et parlez aux chefs de projets et aux membres d’équipes projet.

Étape 2 : Réunissez toutes les données que vous avez trouvées. Cherchez des ressemblances et différences marquantes. Rassemblez tous les « propriétaires » de processus pour partager les informations des uns et des autres et discutez de leurs approches respectives.

Étape 3 : Documentez les conversations et les réunions avec les « propriétaires » de processus : ce qui marche bien ou pas, quel accord a été atteint sur le partage de processus et la construction d’un standard basé sur ce qui existe déjà, ce qui pourrait suivre pour réconcilier l’ensemble et développer un standard pour l’ensemble de l’organisation.

Étape 4 : Impliquez le reste de l’organisation. Partagez les processus actuellement en place, reconnaissez les « propriétaires » des processus et mettez en évidence leur réussite sur leurs projets grâce aux processus qu’ils ont mis en place. Puis, discutez de comment les standards de l’organisation toute entière peuvent être enrichis et complétés par de nouveaux processus là où cela est nécessaire.

Étape 5 : Réfléchissez à comment incorporer les meilleures pratiques de votre industrie – comme le Corpus de connaissance en Management de projet (PMBOK® Guide) du Project Management Institute et-ou PRINCE2,  la Méthodologie dans les standards de l’organisation.

Partenaire de DantotsuPM - Téléchargez le référentiel !
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La clé de la réussite est de communiquer dans toute l’organisation. Partagez votre connaissance et vos buts à long terme, mais surtout, écoutez et apprenez des autres. Vous avez besoin d’eux pour atteindre vos objectifs.

PMBOK® Guide is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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