10 recommandations pour mieux estimer les efforts sur le projet

estimate duration10 Guidelines for Estimating Project Effort

http://www.pmhut.com/10-guidelines-for-estimating-project-effort by Susanne Madsen

Beaucoup de projets partent d’un mauvais pied parce que l’effort impliqué dans leur réalisation a été sous-estimé.

C’est la nature humaine que de vouloir livrer quelque chose bien et rapidement, mais la sous-estimation des complexités d’un projet ne sert personne. En tant que chefs de projet, c’est notre travail de nous assurer que l’équipe comprend ce que veulent les utilisateurs et combien cela coûtera de produire ce qu’ils veulent. Ceci est une des pierres angulaires de notre capacité à livrer un projet avec succès.

Un des prérequis pour produire une évaluation raisonnable est d’avoir passé suffisamment de temps sur l’analyse et la compréhension des besoins et de la solution proposée. Effectuez trop peu d’analyse et la solution envisagée restera peu claire et risquée. Effectuez trop d’analyse et l’équipe aura passé trop de temps en discussions au détriment de démarrer et commencer à réaliser le travail. Vous devez effectuer assez d’analyse que l’équipe découvre toutes les zones risquées du domaine et qu’une solution robuste apparaisse. À cette étape, l’équipe devrait pouvoir quantifier ce qui est connu de la solution et ce qui est inconnu.

Pour devenir meilleur dans l’estimation des efforts de projet, prenez en considération les recommandations suivantes :

1. Gardez à l’esprit que l’évaluation est une activité récurrente qui devrait avoir lieu régulièrement partout dans le projet.

Dans l’étape initiale une estimation de haut niveau peut être exigée pour déterminer la faisabilité d’un projet, tandis que plus tard, une analyse plus minutieuse et un devis auront lieu, qui est ensuite progressivement affiné. Ceci dit, résistez toujours à la tentation de fournir une estimation sans avoir des besoins détaillés ou une analyse pour la supporter. Si la direction générale a besoin d’une indication rapide des coûts potentiels en lien avec une initiative, fournissez-leur un « avis éduqué » (best guess) et assurez-vous qu’ils ne le prennent pas comme une évaluation officielle.

2. Pendant la phase d’initiation, quand les utilisateurs vous communiquent ce qu’ils veulent et ce dont ils ont besoin, analysez tous les besoins clés, décomposez l’effort en éléments gérables et démontrez ou prototypez autant que vous le pouvez.

ne pas voler en soloUtilisez des ateliers pour illustrer et parler des besoins et de la solution proposée en détail avec l’équipe et le client et assurez-vous que vous êtes bien tous d’accord sur quels besoins vont être satisfaits et donc estimés. Réaliser des preuves de concepts et des prototypes vous aidera à valider les besoins de l’utilisateur ainsi que la solution technique.

3. Impliquez des personnes expérimentées dans l’analyse et l’évaluation et faites des remue-méninges (brainstorming) avec les personnes qui vont réellement faire le travail.

Mieux, faites évaluer par des groupes de personnes différents la même chose et comparez les résultats. Une grande disparité entre des estimations indique surtout des incertitudes dans la solution proposée. Assurez-vous d’ajoutez une marge supplémentaire pour compenser ou passez davantage de temps sur l’analyse des éléments incertains.

4. Toutes les estimations portent un degré inhérent d’incertitude, particulièrement au début du projet quand il y a le plus d’inconnues.

sur la corde raideIl est crucial que vous quantifiiez le pourcentage d’inconnues dans votre estimation et compensiez par un niveau de marge équivalent. Rappelez-vous que relativement parlant, vous vous porterez bien mieux en surestimant l’effort car ceci vous donnera une chance de rester sous le budget et ainsi « sur-performer ».

5. Faites attention à ne pas seulement évaluer le scénario ‘tout fonctionne comme sur des roulettes’ d’un projet.

Des choses inattendues se présentent toujours et les besoins sont souvent plus complexes à implémenter que prévus à l’origine. Rappelez à tout le monde d’être pragmatique et réaliste en fournissant leurs estimations et demandez aux gens leurs meilleures et pires estimations.

6. Assurez-vous que vous prenez en compte toutes les phases et activités du projet.

Y compris l’analyse, la conception, la construction, les tests unitaires, les tests d’intégration, les tests de performance, les tests utilisateurs, la correction des erreurs, la gestion de configuration, la production, la livraison, le support d’après projet, la formation et la documentation et la clôture de projet. Dans certains cas, il peut être aussi approprié de mettre de côté du budget pour des demandes de changement. Incluez aussi le temps spécifique aux activités de management comme le management de projet, le management de l’équipe, le management technique et des tests si ce n’est déjà pris en compte.

7. Recherchez et expérimentez différents outils et techniques d’estimation.

global toolsDemandez autour de vous dans l’organisation et découvrez quels outils ont été utilisés par d’autres équipes. Comprendre comment ces outils d’estimation fonctionnent améliorera généralement votre capacité d’évaluer un projet même si vous finissez par ne pas vous en servir directement. Les outils d’estimation vous aideront à considérer les différents aspects du projet et ajouteront des marges supplémentaires surtout si votre équipe est inexpérimentée et que le domaine de solution et la technologie sont complexes.

8. Évaluez l’effort en points ou en heures de travail par opposition à une durée calendaire car votre équipe n’est jamais à 100% efficace.

Vous pouvez appliquer un facteur de conversion pour transformer votre estimation d’efforts en durée calendaire. Ceci rendra le suivi de vos estimations plus aisé comme vous progresserez sur le projet et permettra aussi de mesurer l’efficacité de votre équipe. La conversion d’un effort en durée est basée sur combien d’heures effectives un membre de l’équipe peut passer chaque jour sur des tâches de projet. Si votre équipe passe en moyenne 30 % de son temps en réunions, à répondre aux requêtes, à vérifier ses courriers électroniques et autres activités chronophages, vous devrez ajouter un facteur de conversion de 1.4 (1/70 %).

9. Ajoutez un facteur de contingence à votre estimation.
Image courtesy of suphakit73 / FreeDigitalPhotos.net
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Ceci vous permet d’anticiper les événements que vous ne pouvez pas prévoir, comme des problèmes inattendus avec la solution proposée ou le vendeur ou bien avoir à faire entrer inopinément des ressources nouvelles ou plus chères sur le projet. Tenez aussi compte que des tarifs horaires/journaliers et taux de change peuvent changer au cours du projet.

10. Enregistrez formellement vos estimations et documentez comment vous y êtes parvenus.

Rendez les assomptions et contenus prévus très clairs et mettez aussi en évidence ce qui est en dehors du périmètre. Non seulement ceci vous mettra en meilleure position pour défendre et ajuster vos chiffres, ceci vous aidera aussi à passer en revue et améliorer votre processus d’estimation à l’avenir.

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