Êtes-vous prêts pour un outil PPM (Project Portfolio Management) ou EPM (Enterprise Project Management) ?

Are You Ready for a PPM or EPM Tool?

http://www.pmhut.com/are-you-ready-for-a-ppm-or-epm-tool par Kiron D. Bondale

Donc, vous voulez acheter un outil PPM (Project Portfolio Management) ou EPM (Enterprise Project Management)?

Kiron D. Bondale
Kiron D. Bondale

Félicitations, les vendeurs vont remplir votre courrier électronique de calculateurs de retour sur investissements, de copies d’écran de tableau de bord éblouissantes et d’études de cas clients fantastiques pour vous convaincre que leur solution est le seul choix raisonnable !

Mais, avant que vous finalisiez votre cas d’affaires pour sécuriser le financement, passons en revue une simple liste de questions. Si vous ne pouvez pas de façon concluante répondre par « oui » à toutes et avoir les données pour soutenir cette confiance, il pourrait être recommandé d’attendre jusqu’à ce que vous en soyez capable :

vos pratiques de management de projet sont-elles institutionnalisées (Et comment le savez-vous) ?

Si vous n’avez pas une sorte de méthodologie documentée et n’avez pas la preuve de la conformité dans vos pratiques, pourquoi pensez-vous qu’introduire un outil va faire une différence ?

Vous avez un sponsoring exécutif durable et l’engagement des managers de ressources (Et comment le savez-vous) ?

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

Si vous avez essayé de vendre à ces deux groupes de parties prenantes les avantages d’introduire un outil, comment savez-vous qu’ils sont suffisamment convaincus ? Tout le monde veut avoir des jolis tableaux de bord de la santé du portefeuille et des vues détaillées des capacités en personnel et de leur allocation, mais beaucoup d’efforts de la part des cadres moyens et supérieurs est nécessaire pour assurer que des données précises et complètes sont saisies dans les outils par des équipes projet.

Qui va supporter l’outil après le déploiement initial (et aurez-vous un financement suffisant pour ces ressources) ?

Indépendamment de si une solution PPM ou EPM sont installées sur site ou accédées par Internet, vous devez toujours avoir une dotation en personnel interne pour fournir le support applicatif à vos utilisateurs finaux, identifier et adresser les problèmes de formation ou de conformité et recevoir le retour d’information des utilisateurs finaux et l’incorporer dans des améliorations de vos procédures et dans la configuration de l’outil. Au-delà de ceci, selon les besoins de votre organisation et les capacités de l’outil choisi vous pouvez avoir besoin de l’aide de développeurs logiciels pour créer des interfaces avec vos autres systèmes et préparer des rapports personnalisés à partir des données centralisées par l’outil. Les coûts pour fournir ce support seront-ils compensés par les bénéfices tangibles réalisés en implémentant l’outil ? Sinon, comment justifierez-vous le financement nécessaire à cela ?

Comment allez-vous « le vendre » aux utilisateurs finaux primaires ?

Les vendeurs ont tendance à cibler le management en vendant des outils PPM et EPM comme les tableaux de bord et les rapports qui accrochent l’œil, mais le fardeau de nourrir ces tableaux de bord et rapports incombe aux chefs de projet et membres de l’équipe car on s’attend à ce qu’ils saisissent et maintiennent les données de projet. Allez-vous réduire ou au moins ne pas augmenter la charge de travail administrative pour ces personnes ?

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

Comprenez-moi bien, des outils PPM et EPM peuvent fournir des bénéfices significatifs, mais si vous ne vérifiez pas que les prérequis sont en place pour la réalisation de ces avantages, vous pourriez constater que tout que vous avez fait est l’acquisition d’une coûteuse machine d’administration de projet « Rube Goldberg« .

rube goldberg

Une machine de Rube Goldberg est une machine qui réalise une tâche simple d’une manière délibérément complexe, le plus souvent à l’aide d’une réaction en chaine. Elle tire son nom du dessinateur américain Rube Goldberg (1883-1970).

 

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