8 choses que les chefs de projet devraient faire chaque semaine !

8 Things Project Managers Should Do Every Week!

http://www.pmhut.com/8-things-project-managers-should-do-every-week  par Susanne Madsen

Dans un article précédent nous avons discuté des 7 choses que les chefs de projet devraient faire chaque jour. Dans ce billet, nous regardons les activités que les chefs de projet devraient faire toutes les semaines.

Votre réussite passe par la performance de vos projets !
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  1. Rencontrez votre client

Image courtesy of photostock / FreeDigitalPhotos.net
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Le client est l’élément le plus important de n’importe quel projet, gardez donc les vôtres proches de vous et parlez leur chaque semaine de leurs besoins, soucis et problèmes. Tenez-les au courant du statut du projet, des progrès et de tous risques, problèmes ou décisions sur lesquels vous avez besoin de leur avis. La communication en face à face est la meilleure, suivie par le téléphone. Ne comptez pas uniquement sur le courrier électronique et les rapports écrits.

  1. Évaluez la progression du projet

Passez du temps avec votre équipe chaque semaine à vérifier les progrès réalisés et mettre à jour le plan de projet. Si quelque chose n’est pas en bonne voie, discutez des causes racines et prenez une ou des actions correctives. Autorisez les personnes à prendre la pleine responsabilité de leurs attributions et à s’engager sur les estimations qu’elles fournissent.

  1. Revoyez risques et problèmes

"Image courtesy of pakorn / FreeDigitalPhotos.net"
« Image courtesy of pakorn / FreeDigitalPhotos.net »

Exécutez une revue et une mise à jour des risques du projet et des problèmes à une heure précise chaque semaine. Ne le faites pas tout seul; impliquez toute l’équipe. Demandez-leur ce qui les inquiète et ce qui les freine. Demandez aussi aux gens à l’extérieur de l’équipe immédiate. Ils voient le projet dans une lumière différente et pourraient identifier des risques supplémentaires que vous n’aviez pas considérés.

  1. Mettez à jour la métrique

Mettez à jour les indicateurs clés de performance du projet et la métrique de valeur acquise. Évaluez combien du périmètre du projet a été complété comparé à combien de temps et d’argent ont été consommés. Mettez aussi à jour les données financières du projet avec a) les dépenses réelles comparées au budgété et b) l’évaluation des dépenses à l’achèvement comparée au budget restant.

  1. Diffusez un rapport d’avancement écrit

Image courtesy of renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net

Enregistrez les progrès et accomplissements du projet dans un rapport d’avancement d’une page et diffusez-le à toutes les parties prenantes clés. Ce rapport devrait contenir une brève vue d’ensemble des accomplissements et des succès, des jalons clés, les 5 plus forts risques et problèmes, des informations budgétaires et un statut de global (RAG Report – Red Amber Green). Pour le rendre plus attractif visuellement, incluez un échéancier et des histogrammes simples sur les KPIs.

  1. Prenez une vue d’hélicoptère du projet

Bloquez du temps dans votre calendrier chaque semaine et prenez une vue d’ensemble du projet. Partez de votre bureau pour un endroit où vous pouvez penser de façon nouvelle et moins usuelle. Regardez les aspects qui ne fonctionnent pas de façon optimale et décidez ce que vous ferez d’eux. Évaluez les façons dont vous pouvez aider à améliorer la performance de votre équipe et à mieux respecter les besoins de votre client avec moins d’effort.

  1. Conduisez chaque semaine des réunions 1 pour 1

Image courtesy of Ambro / FreeDigitalPhotos.net
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Ayez ces réunions individuelles avec les membres clés de l’équipe chaque semaine, même si c’est pour 20 seulement minutes. Faites l’effort de ne pas discuter seulement des missions spécifiques sur lesquelles ils travaillent, mais aussi comment ils progressent, quelles sont leurs observations et ce qu’ils apprécient. Cherchez à comprendre de quelle manière vous pouvez mieux motiver chaque personne à contribuer et donnez-leur envie de prendre plus de responsabilités.

  1. Présidez une réunion de travail de groupe

Chaque projet a besoin d’un rythme cardiaque et d’une réunion centrale où la progression est discutée et où des décisions clés sont prises, par exemple une réunion de groupe de travail régulière où les parties prenantes principales et les membres de l’équipe sont présents. Présidez une discussion autour des accomplissements, des risques et des problèmes, et des décisions se rapportant à la conception du produit et de la solution. Cherchez à faire une démonstration de la solution autant que cela est possible pendant ces réunions.

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