bien comprendre les 4 niveaux de délégation pour mieux manager les personnes

Understanding the Four Levels of Delegation When Managing People in Business

http://www.pmhut.com/understanding-the-four-levels-of-delegation-when-managing-people-in-business Par Rory J MacLaren-Jackson

La délégation efficace est une compétence importante tant dans le leadership que dans le management. Cependant, un élément important pour bien le faire est d’évaluer chaque tâche à déléguer et de la classifier selon la quantité d’autorité qu’elle exige de la part du collègue qui l’exécutera.

Ceci garantit le meilleur résultat tant en termes de la tâche elle-même que du développement de la personne l’accomplissant.

Le niveau 1 – Autorité Zéro

zeroCe degré d’autorité est le plus efficace pour des tâches qui sont si importantes ou si particulièrement complexes dans leur nature que vous avez besoin d’un haut niveau de d’engagement pour vous assurer qu’elles sont complétées correctement. Cela pourrait aussi être une tâche d’un type avec lequel la personne la recevant n’a pas ou peu d’expérience précédente et ne peut pas donc raisonnablement assumer l’autorité. À cause de cette autonomie très limitée, de telles sujets d’autorité zéro peuvent être répétitifs, mornes ou fastidieux mais c’est simplement la nature du job.

En déléguant une tâche avec ce niveau le plus bas d’autorité, il est important d’expliquer à la personne pourquoi vous le faites ainsi. Ceci est une bonne pratique parce que sinon la personne pourrait mal l’interpréter comme un manque de confiance en elle, impactant négativement votre relation présente et future. Assurez-vous aussi d’expliquer que la décision n’est pas liée à eux, mais plutôt à la nature de la tâche en elle-même.

En comprenant et appliquant correctement ces quatre niveaux de délégation, vous améliorerez non seulement les résultats de tâches déléguées, mais aussi votre propre productivité et vous aiderez au développement de ceux qui les réalisent.

Un exemple usuel dans le cadre du business serait d’assigner quelqu’un de junior pour faire la relecture orthographique finale d’un document important. Si le but est juste d’assurer qu’il n’y a aucune erreur, on attendra simplement de la personne à qui cette tâche est déléguée de suivre ses instructions plutôt que de fournir un apport sur le contenu réel du document, son format, sa présentation, sa lisibilité etc.

Le niveau 2 – Autorité Minimale

bureaux "paysagers"Achever des tâches déléguées avec une autorité de niveau faible est une étape cruciale dans le développement d’un collaborateur individuel provenant du niveau d’autorité zéro. Cette seconde l’étape permet à leurs propres compétences et performance de commencer à avoir un impact sur le résultat désiré, avec des sentiments grandissants de satisfaction, de loyauté et de valeur qu’une telle participation apporte.

Pour les tâches à ce degré d’autorité, vous devriez vous assurer d’avoir un système pour contrôler le progrès du collègue et les inciter à vous contacter s’ils se heurtent à une difficulté avec cette tâche. Cela aide à s’assurer à la fois que la tâche progresse sans à-coups et que le collaborateur ne perd pas sa motivation ou sa confiance quand il se trouve confronté avec des obstacles qu’il peut ne pas pouvoir surmonter tout seul.

Le niveau 3 – Autorité Modérée

regarder vers le hautLes tâches déléguées avec cet à niveau moyen d’autorité permettent à la personne les recevant de s’engager dans la prise de décision sans votre participation directe. Il est bien sûr crucial de vous assurer qu’ils sont à l’aise avec la responsabilité supplémentaire qui vient avec ce niveau d’autorité avant que la tâche elle-même ne commence, sinon il peut y avoir des problèmes plus tard.

De plus, la personne gérera les objectifs individuels qui composent la tâche et l’évaluation de comment ceux-ci ont bien été exécutés. Ceci peut parfois représenter un défi pour un collaborateur inexpérimenté qui n’est pas habitué à ce niveau d’autonomie et cela vaut la peine de le surveiller du point de vue d’un manager pour éviter de découvrir des inadéquations à la fin de la tâche ou de la période.

Comme avec des tâches d’autorité minimales, la personne vous informera toujours sur le progrès réalisé. Mais on s’attendra aussi à ce qu’elle élève le seuil des problèmes qui exigent votre attention, qui doit être assez significatif pour qu’elle soit incapables de décider toute seule. Elle sera toujours responsable de ses décisions de résolution de problèmes, mais n’aura pas besoin de rechercher une constante surveillance ou approbation.

Le niveau 4 – Autorité Totale

House and Keys in Female HandsLes tâches de ce niveau d’autorité donnent à la personne les recevant le contrôle complet de chaque tâche jusqu’à son achèvement, avec seulement un rapport minimal vers vous.

Ceci est quand la délégation peut être la plus efficace pour augmenter la productivité d’un manager, en économisant du temps et aidant au développement des compétences et de la croissance de la confiance. Il exige que le collaborateur soient mature, auto-suffisant, fiable et responsable pour se débrouiller sans trop de surveillance et ne sera accordé que sur une base très sélective.

En raison des attributs et de la mentalité requise, recevoir l’autorité totale sur une tâche ou une question peut être un grand changement pour un collaborateur (aussi intéressant que cela puisse être pour le manager). Cependant, pour des individus ambitieux et qui réussissent, la fierté et le respect qui résultent d’avoir un tel rôle dépassent de loin ‘les risques’ ou les pressions à prendre cette forme d’autorité et leur permet de se tester d’une façon nouvelle, stimulante qui représente l’étape suivante vers le succès.

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