9 étapes à la réussite du management d’événements

9 Steps to Successful Event Management

http://www.pmhut.com/9-steps-to-successful-event-management par Michael L Young

MS EventLe management d’événements est une union entre management de projet et marketing. Le secret des événements sensationnels est une planification de projet détaillée et démarrée très tôt ; avec en plus, une excellente communication, y compris pour tenir chaque membre de l’équipe et partie prenante régulièrement informés.

La planification devrait inclure 9 éléments clés pour le succès :

  1. But – Pourquoi organisez-vous l’événement ? Est-ce une rare occasion de réseautage ?  S’agit-il de mettre en évidence les opportunités passionnantes d’une nouvelle technologie ? Ou bien de lancer un nouveau produit ou service ?
  2. Résultats – Que voulez-vous réaliser avec cet événement, tout particulièrement pour l’auditoire ? Chaque déclaration de résultat suggère une différente approche de la stratégie, du contenu et du marketing. Un exemple pourrait être : « les délégués auront des occasions d’évaluer les produits et services des divers fournisseurs ».
  3. expe perso - evenementsTaille – L’analyse de marché cible aidera à vérifier le nombre de participants que vous pourriez attendre. La taille dicte le lieu, la restauration et la logistique requis ainsi que les objectifs de commercialisation. Combien de participants devez-vous atteindre pour être à l’équilibre et cela sera-t-il facile à réaliser étant donné le marché ciblé, est-ce qu’ils sont réceptifs aux événements tels que le vôtre ?
  4. Stratégies – Les stratégies sont à propos de comment atteindre vos objectifs. Par exemple : le thème, la liste des intervenants et sujets, l’hospitalité, la sécurité, la technologie. Chaque stratégie doit être planifiée à fond et bien alignée avec le but, les messages adressés au marché et les cibles clés. De plus il vous faut une stratégie marketing pour attirer tant les participants que les sponsors.
  5. Chronologie – À la différence de beaucoup de projets, planifier un événement est soumis à délais rigides avec peu de marge d’erreur. Pour cette raison il est vital que cette planification commence tôt.
  6. Budget – Être réaliste sur combien vous pouvez vous permettre et ce que vous voudriez retirer de votre investissement. La recherche vous aidera à identifier où vous pouvez obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Beaucoup d’événements cherchent des sponsors qui veulent promouvoir leur produit / service en échange d’honoraires pour les aider à couvrir les frais de l’événement. Les sponsors peuvent être attaqués à plusieurs niveaux, par exemple des sponsoring or, argent et bronze avec des coûts de sponsoring associés pour refléter le niveau.
  7. Responsabilités – Une compétence souvent sous-évaluée dans le management de projet événementiel est la capacité à déléguer correctement. Le coordinateur s’assure qu’il y a les personnes disponibles quand nécessaire avec les compétences de mener toutes les tâches requises pour implémenter la stratégie.
  8. Évaluation de Risque – Aucun plan n’est complet sans une évaluation détaillée des risques et des stratégies de management de ces risques si ils se manifestent.
  9. Mesure – Vous voudrez répéter un événement réussi, donc incorporez les façons de mesurer efficacement l’atteinte des résultats.
Méta Projets Management
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