planification et management des coûts de projet

Project Cost Planning and Management

http://www.pmhut.com/project-cost-planning-and-management Par Todd Fleming

focus sur les coûtsLe management des coûts sur les projets s’étage de perfectionné à inexistant. La valeur de la gestion des coûts des projets est assez évidente. En connaissant le vrai coût du travail sur le projet, vous pouvez prendre des décisions sur la valeur d’accepter certain travail et vous pouvez vous assurer que le travail que vous avez décidé de prendre ne coûtera pas davantage qu’il ne rapportera.

Alors que la plupart des personnes seraient d’accord avec la valeur du management des coûts de projet, certaines organisations ne gèrent efficacement pas les coûts de projet. L’approche peut même différer dans une même société. Une unité d’affaires peut être très disciplinée, tandis qu’une autre ne le serait pas. Cet article est destiné aux sociétés ou unités d’affaires qui ne managent pas tous les aspects des coûts de projet de façon routinière.

Quatre composants dans le management des coûts

Quand vous faites récapitulez toutes les activités liées aux coûts sur un projet, il y a vraiment quatre composants clés :

  1. Évaluer les Coûts – Déterminer précisément quels seront les coûts avant de commencer le travail de projet
  2. Suivre les Coûts – Suivre tous les coûts sur un projet et être capable de passer en revue des informations de coûts de façon opportune, au bon moment.
  3. Contrôler les Coûts – La capacité d’influencer les dépenses sur un projet en cours
  4. Maintenir les données de Coût – Archiver des informations de coût d’une telle façon qu’elles puissent être utilisées dans de futurs projets

Évaluer les Coûts

couts vs processusIl y a bien des façons d’évaluer des coûts. Vous pouvez regarder des données de votre industrie pour déterminer ce que vos concurrents dépensent pour un travail similaire, utiliser des experts internes pour évaluer les coûts, vous servir de l’historique de coûts de revue de projets semblables, ou planifier le projet et déterminer individuellement les coûts de toutes les tâches et activités. Il y a une somme significative de littérature sur l’évaluation des coûts.

Une approche alternative à l’établissement des coûts pour un projet est de déterminer le coût par unité que vous êtes prêts à dépenser et ensuite remonter dans les allocations de budget pour les différentes tâches. Ceci peut aussi être utilisé pour des projets comme la formation, les communications, le marketing et autres de ce genre. Vous pouvez établir une cible de 500€ par personne pour un programme de formation, par exemple. À partir de là vous pouvez déterminer le budget total.

Le problème que je vois le plus souvent est ici celui des sociétés qui ne considèrent pas tous les coûts liés au projet. Quelques organisations, par exemple, regardent seulement les coûts de commercialisation et considèrent leurs collaborateurs à temps plein comme de la main-d’œuvre « gratuite ». Quelques sociétés regardent seulement certains groupes de collaborateurs, mais n’incluent pas le support d’autres fonctions. Quelques sociétés n’évaluent pas les coûts du tout.

Il est pratiquement impossible de prendre une décision coût/bénéfice ou ROI ou de faire une quelconque comparaison de performance de projet si tous les coûts ne sont pas inclus. Si la société n’a pas de mécanisme pour supporter l’estimation de coût des collaborateurs à plein temps, les leaders de projet peuvent utiliser des suppositions de base et des tableurs pour les calculer. Ce ne sera pas 100 % précis, mais ce sera généralement suffisamment proche dans un objectif comparatif.

Suivre les Coûts

crise financièreUne fois que le projet a démarré, vous avez besoin d’un mécanisme de suivi des coûts comme ils sont encourus. Ceci inclut la main-d’œuvre, les fournitures et les coûts de fournisseurs. Il peut aussi inclure des surcharges et coûts de support. Les sociétés qui sont à base de projets, ce qui signifie qu’elles fonctionnent à presque 100 % en mode projet, ont typiquement des méthodes perfectionnées et efficaces pour suivre et allouer des coûts. Beaucoup d’autres organisations ne le font pas. Ceci ne devrait pas être une raison de ne pas suivre des coûts sur un projet. Vous devriez faire saisir le temps des collaborateurs dans un tableur, ou obtenir des informations de coût des fournisseurs en avance de la facture. Vous devez prévoir de suivre les coûts avec n’importe quels outils que vous avez de disponible.

Ceci n’est pas seulement une responsabilité du chef de projet. Chacun sur le projet devrait avoir conscience des coûts et une mentalité de management. Si vous avez Joe travaillant sur le projet, il devrait savoir combien d’heures il doit passer par tâche. Il devrait être responsable et tenu responsable de compléter son travail dans le temps et le niveau d’effort alloués, mais il ne peut pas être responsable s’il ne les connaît pas.

Contrôler les Coûts

Business AnalystLe contrôle des dépenses est critique. Je vois beaucoup de projets où les budgets sont établis, mais les coûts ne sont pas contrôlés. Si vous ne managez pas les coûts sur un projet, ils ne finiront presque jamais conformes au budget original.

Les dépenses de fournisseurs sont assez simples. Vous établissez un contrat décrivant des besoins et les livrables et les dépenses du fournisseur devraient être constantes, en supposant qu’il n’y a eu aucun changement de périmètre. Les coûts des matériels sont aussi raisonnablement simples. Si la portée du travail change, ou si les besoins changent, vous terminerez avec des coûts plus élevés. Il y a un certain nombre de façons de manager cela, mais vous devriez avoir défini un processus pour traiter avec ces types de changements.

Le plus grand problème à mon avis est le coût de la main-d’œuvre. Les niveaux de productivité pour une même tâche peuvent varier énormément. Ce qui pourrait prendre à une personne 5 heures peut en prendre 7 ou 10 à une autre. Si vous avez un projet qui est basé principalement sur le coût de la main-d’œuvre, votre budget peut facilement s’échapper.

Quand vous avez évalué le travail, vous avez planifié le niveau moyen de productivité et ce à travers toutes les tâches, les différences de productivité devraient se contre balancer. Cependant, vous devrez vous  assurer que tous les membres de l’équipe comprennent combien de temps ils ont pour compléter leurs tâches.

La plus grande question à laquelle je me suis heurté n’est pas la productivité, mais le niveau d’effort qu’un individu pense exiger pour compléter une tâche. Vous pouvez avoir planifié 40 heures pour développer une page Web. Une personne peut lire les prérequis et créer une page très basique dans les délais réparti. Une personne peut lire les mêmes prérequis et créer une page relativement complexe qui nécessite deux fois le temps estimé. Certaines personnes semble ne pas pouvoir s’empêcher d’amener une tâche une étape plus loin qu’elle devrait aller.

C’est vraiment une fonction du management de s’asseoir avec les membres de l’équipe projet avant qu’ils ne commencent une tâche et passer en revue les prérequis, discuter le niveau d’effort et le temps imparti et obtenir leur engagement de travailler selon les directives. Manager le temps d’une personne selon un budget et un niveau d’effort fixés est une compétence qui exige souvent du coaching.

Maintenir les données de Coût

Une fois que vous avez fini le projet, il est important d’archiver les données de coût dans vos processus finaux de clôture. Ces données de coût devraient être réutilisées pour des projets futurs pendant leur évaluation et leur planification. Plus de projets vous managerez de cette façon, meilleure deviendra l’organisation à contrôler la totalité de ses dépenses.

Méta Projets Management
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2 réflexions sur “planification et management des coûts de projet

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