5 astuces pour manager des projets dans une petite entreprise

5 Tips For Managing Projects in a Small Business

http://www.pmhut.com/5-tips-for-managing-projects-in-a-small-business par Jeff Kear

Small business - petite entrepriseQuand on en vient au management de projet, les petites entreprises sont souvent désavantagées. Souvent, vous n’avez pas beaucoup de personnel pour vous aider (et vous pilotez en solo). Vous ne pouvez pas vous offrir le dernier logiciel ou matériel qui vous permet de facilement automatiser certains processus. Et, parce que vous n’avez probablement pas des dizaines de milliers de clients, vous avez moins de marge d’erreur si un projet part à vau-l’eau avec l’un de vos précieux clients.

De plus, les petites entreprises ont d’habitude très peu de collaborateurs, tous portent de  multiples casquettes et souvent ils sont tous engagés dans le processus de management de projet. Inutile de dire que le management de projet est seulement l’un des nombreux devoirs dans leurs assiettes, rendant difficile de passer beaucoup de temps et d’efforts à rédiger de vastes plans de projet.

Il y a plusieurs choses évidentes que le propriétaire d’une petite entreprise peut faire pour rationaliser le processus de management de projet, y compris utiliser la technologie à son bénéfice, en étant précis dans ses offres/prévisions et en mettant en place des canaux de retour d’information automatisés pour contrôler l’avancement.

quelques trucs moins évidents, plus tactiques et très pragmatiques

Cependant, je voudrais partager quelques trucs moins évidents, plus tactiques et très concrets que j’ai utilisés au long de mes 20 ans à posséder de petites entreprises et exécuter des projets qui m’ont aidé à délivrer dans les temps et avec un minimum de soucis.

  1. Établissez très tôt les attentes – Ceci va au-delà des échéanciers, diagrammes de Gantt et des spécifications de projet et concerne davantage la communication vers le client de comment vous travaillez et comment vous managerez le projet. Si vous n’avez pas tas le temps de fournir des mises à jour fréquentes, ils ont besoin de le savoir. Si vous préférez communiquer via courrier électronique (ce que je recommande, car cela vous permet de correspondre selon votre disponibilité), ils devraient le savoir. Ainsi, si un client n’est pas à l’aise avec votre façon de collaborer et de correspondre, vous pouvez adresser ceci au début et introduire ces  besoins supplémentaires (et le temps nécessaire pour les accomplir) dans le planning.
  1. Établissez un unique point de contact des deux cotés – Il n’y a rien de pire que de recevoir des retours d’information client ou des demandes provenant de 3 ou 8 ou 25 personnes différentes et ensuite devoir bricoler pour intégrer de façon cohérente toutes ces réponses divergentes. De même, il est tout aussi mauvais d’avoir des personnes multiple de votre équipe communiquant avec le client, cela peut générer de la duplication d’efforts et ouvre potentiellement la porte à la confusion. Avoir un canal d’information unique avec une personne de votre côté et une personne côté client contraint chaque partie à parvenir à des décisions ou des réponses définitives et réduit les chances de mauvaise communication ou résultat.
  1. Utilisez vos fournisseurs et sous-traitants – Très peu de bons produits ou services sont créés par une seule personne. Hors, une grande majorité de petites entreprises aux États-Unis ont seulement un ou deux collaborateurs, ce qui signifie qu’elles comptent souvent sur des fournisseurs et sous-traitants pour les aider à servir leurs clients. Une part de l’exécution réussie d’un business consiste à identifier des associés qui peuvent de façon fiable délivrer sur leurs promesses et, quand vous les trouvez, vous ne devriez pas seulement leur déléguer des responsabilités, mais les intégrer aussi dans le processus de conduite de projet, en les rendant responsables de gérer leur partie du  projet d’ensemble. Souvenez-vous, c’est tout autant dans leur intérêt que le vôtre de respecter délais et jalons.
  1. Positionnez vos dates majeures de livraison les lundis (et jamais les vendredis) – Personne n’aime travailler les week-ends. Mais les petites entreprises sont souvent des zones d’excès et de pénurie et il y a parfois des semaines où tout arrive en même temps. Quand ces semaines surviennent, la dernière chose que vous voulez faire est de tout bousculer pour respecter un délai de produit qui tombe le vendredi. En prévoyant de livrer le lundi, vous pouvez vous auto condamner à un très long week-end de temps en temps, mais au moins vous ne raterez pas la date promise.
  1. en retardFinissez toujours un jour ou deux avant le délai (mais ne livrez jamais à l’avance) – Beaucoup d’études montrent que les étudiants qui attendent la dernière minute pour préparer des examens obtiennent des résultats inférieurs à ceux qui ont étudié pendant le semestre (et, de plus, les bachoteurs mémorisent moins d’informations dans le long terme). Un principe semblable s’applique ici. En tant que propriétaire de petite entreprise, vous n’avez ni beaucoup de personnel ni une richesse en ressources pour vous tirer d’affaire si vous attendez le dernier moment pour finir un projet et que quelque chose de catastrophique se produit. De la même manière que vous intégrez souvent une marge dans les plannings des personnels, des vendeurs et des clients, vous devriez aussi construire une marge dans votre planning. Mais ne livrez pas en avance, parce que vous devez vous rappeler que vous établissez en permanence des attentes chez vos clients et si vous commencez à livrer en avance cette fois, le client peut s’attendre à ce que vous fassiez  même à chaque occasion (et vous pourriez ne pas toujours pouvoir répondre à cette attente).
Méta Projets Management
Partenaire de DantotsuPM

8 réflexions sur “5 astuces pour manager des projets dans une petite entreprise

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  3. Thomas

    Bonjour, super article! Permettez moi une petite objection personnelle concernant le point 5; livrer en avance permet parfois d’obtenir de précieux feedback permettant ainsi sur le délai restant de perfectionner les choses 😉

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    1. En effet, c’est tout le principe des approches Agiles, livrer le plus tôt possible un cœur de fonctionnalités qui apportent de la valeur et itérer. Mais, même en Scrum, le jour de la démonstration est rarement avancé pour poser un rythme et une dynamique.

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