comment manager un changement majeur de parties prenantes en 7 astuces

How to Deal With a Change in Stakeholders

http://www.pmhut.com/how-to-deal-with-a-change-in-stakeholders par Glen D. Ford

En implémentant un projet, l’un des changements que vous rencontrerez souvent sera un changement de parties prenantes. Après tout, les personnes passent à d’autres choses. Les personnes changent. Et plus il y a de personnes avec lesquelles vous traitez, plus probable sera qu’une partie prenante clé change.

Alors comment traiter cela ?

Dans cet article, je vais discuter de comment un chef de projet devrait traiter un changement de parties prenantes. Mais j’ai un problème.

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Partie prenante (« stakeholder ») est un terme trompeur. Il y a beaucoup plus de personnes impliquées que nous pourrions de prime abord considérer comme une partie prenante. Par exemple, envisageriez-vous que vos membres d’équipe projet soient des parties prenantes ? Ils le sont. Envisageriez-vous que leurs familles soient des parties prenantes ? De nouveau, elles ont aussi des intérêts dans le projet. Après tout, c’est leur conjoint ou parent ou enfant qui travaillera potentiellement des heures et des heures sur le projet.

Il y a beaucoup de types de parties prenantes différents. Et ils ont des niveaux différents d’influence. Pour autant que nous voulions traiter toutes les parties prenantes de la même manière, nous ne le pourrions pas. Ce serait impossible.

Dans cet article, je vais partager sept astuces pour vous aider à manager un changement de parties prenantes. Pour faire de cela, je vais essayer de me concentrer sur les éléments importants pour le tout premier cercle de parties prenantes. Celles qui sont directement et personnellement impliquées dans le projet comme clients, comme sponsors ou comme fournisseurs. Je ne vais pas traiter les deuxième et troisième cercles, bien que la plupart de ces commentaires s’appliquent aussi à eux à différents niveaux d’importance.

rencontrer en personne1. Rencontrez personnellement la personne. Il y a toujours une tendance à croire que la nouvelle partie prenante s’insérera simplement là ou se tenait l’ancienne. Vous ne pouvez pas vous permettre de commettre cette erreur. Même si vous ne pouvez pas les rencontrer en face à face, vous devriez faire tous les efforts pour leur parler personnellement. Et suivez-ceci ensuite par une rencontre en face à face à un certain point dans le futur.

2. Expliquez l’historique du projet. Votre partie prenante doit être consciente de toutes les décisions majeures que le projet a prises jusqu’à ce point. Après tout, ils vont devoir participer à toutes les décisions futures et revenir sur d’anciennes décisions est un gaspillage de temps et d’efforts.

3. Expliquez le pourquoi ces décisions ont été prises. Une des tristes vérités dans la vie du projet, est que le prédécesseur de votre partie prenante ne sera blâmé pour aucune des erreurs qu’il aurait faites. Votre partie prenante actuelle le sera. En plus, la plupart des personnes veulent prendre leurs propres décisions. Expliquer le pourquoi derrière les décisions clés déjà faites vous aidera à atténuer cette tendance.

4. Déterminez leurs besoins de communications. Les besoins de communications dépendent tant de la position de la partie prenante dans le projet que de la personne. Après tout, le style de management dépend fréquemment plus de l’individu que la situation. Et les préférences de communications sont très personnelles.

5. Assurez-vous qu’ils connaissent les risques quant au projet. Chaque projet et chaque décision ont des risques associés. En vous assurant que votre partie prenante connaît les risques, vous pouvez aider à éviter toute surprise quand un risque se matérialise tout de même .

6. Expliquez leurs responsabilités. Chaque projet est différent. Ne vous attendez pas juste à ce que votre partie prenante lise les grandes lignes du projet et comprenne ce que l’on attend d’elle. Expliquez ses responsabilités et vos attentes.

7. Expliquez les processus associés au projet. Chaque projet est différent. Même quand on suppose qu’un ensemble de règles communes est en place. Expliquez toujours comment le management des changements fonctionne pour votre projet. Expliquez toujours comment le reporting est mis en œuvre. Et expliquez toujours comment la structure de reporting.

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