expérimentation sur les réunions quotidiennes « Daily Standups »

6 Juin

Experimenting with Daily Standups

http://www.pmhut.com/experimenting-with-daily-standups par Joakim Holm

stand-up meetingL’importance du format

Je fais des réunions Daily Standup depuis de nombreuses années. Je les aime en grande partie. À leur meilleur, une équipe peut y trouver un endroit paisible où parler honnêtement du travail, avoir un sentiment rapide et précis d’où ils en sont et un sentiment d’être tous logés à la même enseigne. Mais à leur pire, ils peuvent les trouver tordus, injustifiés, ennuyeux, comme faire un rapport à un manager ou bien seulement quelque chose que l’on attend d’eux.

Pourquoi fonctionnent-ils parfois et pas d’autres? Je pense surtout que cela dépend des personnes, de leurs relations et de la culture de la société. Une équipe à la dérive conduit des réunions à la dérive. Le facilitateur est un autre facteur important. Par exemple, s’il ne peut pas guider l’équipe vers la découverte d’un chemin fructueux entre éviter de mentionner les problèmes et parler de détails sans intérêt, le Daily Standup semblera respectivement injustifié ou inintéressant.

Finalement, je crois vraiment que le format de la rencontre joue aussi un rôle significatif. Pensez-y de cette manière : si vous saviez qu’il y avait un format qui augmenterait la probabilité d’une excellente expérience et réduise au minimum le temps passé sur les mauvais aspects, essayeriez-vous de le découvrir ? Je voudrais vraiment recommander aux personnes d’expérimenter davantage avec leurs standups.

Formats Communs

La plupart des personnes sont familières avec le format standard Scrum. Vous faites un cercle et chaque personne de l’équipe répond à trois questions :

  1. Qu’avez-vous fait depuis la dernière fois ?
  2. Qu’allez-vous faire aujourd’hui ?
  3. Rencontrez-vous des obstacles pour progresser ?

La chose très positive de ce format est qu’il fait participer chacun, ce qui construit l’esprit d’équipe. De plus, il est facile de découvrir si quelqu’un a un problème. L’inconvénient est que l’on parle plus des personnes que du travail. Et cela peut devenir assez consommateur de temps et répétitif pour une équipe plus grande.

Un autre format, souvent appelée « Walk the Board » (Parcourir le Tableau), est devenu populaire ces dernières années. Il déplace le focus des personnes sur le travail en lui-même. Il est adapté de l’approche « Lean Manufacturing » et a été conçu pour traiter un travail couvrant beaucoup d’équipes ou de plus grands groupes de personnes.

Voici comment  format « Walk the Board » fonctionne

Au lieu de parler à tour de rôle, l’équipe commente les « stories » (histoires) qui sont actuellement actives. Pour chaque histoire, les personnes qui travaillent sur cette histoire, ou quelqu’un prenant la responsabilité de l’histoire, aide chacun à comprendre ce qui se passe avec elle. Il est particulièrement important de se concentrer sur ce qui empêche une conclusion rapide.

Cette façon est beaucoup plus rapide parce que le nombre d’histoires actives devrait typiquement être bien moindre que le nombre de personnes. Si vous travaillez vraiment efficacement, il devrait y avoir seulement une ou deux histoires actives. Aussi, la conversation se concentre sur le processus de travail e non de savoir qu’untel a un mal de tête. L’inconvénient est que tout le monde n’arrive pas à parler hormis les personnes les plus engagées ou dominantes dans l’équipe. Les personnes intelligentes mais réservées sont laissés à l’écart. Cette approche rend aussi difficile de découvrir si quelqu’un a besoin d’aide supplémentaire ou de support pour réaliser leur travail.

Un nouveau format à essayer

J’y ai un peu réfléchi et défini un nouveau format – un format combiné, si vous voulez. Mon objectif était de garder le meilleur et se débarrasser du mauvais des 2 approches précédentes. Ici, cela donne:

  1. « Walk the Board ». Pour chaque histoire, parler collaborativement de ce qui s’est passé depuis dernière fois. Rechercher toutes difficultés, blocages ou d’autres obstacles. Puis, définir nos objectifs communs de la journée.
  2. Pour chaque personne qui n’a pas parlé, laissez-la nous dire ce qu’elle a fait et ce qu’elle vise pour aujourd’hui. Chercher des façons d’inclure leur travail sur le tableau.
  3. Demander : « Y-a-t-il des informations supplémentaires de qui que ce soit que nous pourrions tous bénéficier d’entendre ? « . Ici, je peux leur rappeler une session de formation aujourd’hui. Ou bien quelqu’un partage ses mésaventures personnelles du matin et demande à être excusé d’avance de tout débordement.

Expérience

Nous avons utilisé le format depuis environ sept semaines maintenant et il semble très bien fonctionner. Nous parlons du travail, chacun arrive à s’exprimer, de bonnes informations sont échangées et le tout prend 10 minutes ou moins pour 6 à 7 personnes. Vraiment, aucune rencontre n’a dépassé les 10 minutes.

Le second point a un objectif supplémentaire : Il donne aux gens tels que les leaders de produit, les personnes des d’opérations et les représentants d’équipes qui collaborent une chance de parler à notre réunion. Dans notre contexte actuel, ils ne font pas partie de l’équipe à plein temps et leur travail n’est pas toujours visible sur le tableau. Ce n’est pas idéal, mais comme c’est notre réalité immédiate, nous devons nous y adapter.

Quels inconvénients ?

Une chose dont je ne suis pas parfaitement satisfait est que ce point 2 se transforme souvent en point 3, c’est-à-dire seulement des informations. Il peut être difficile de voir si ces personnes progressent. De plus, très peu d’obstacles sont annoncés, ce qui, je pense, n’est pas idéal. Mais nous continuerons à essayer et expérimenter pour voir si nous pouvons outrepasser ces difficultés.

Alors, s’il vous plaît, allez de l’avant et essayez ce format si vous voulez. J’aimerais recevoir de vos nouvelles si le vous faites et quelles sont vos idées. Mais peut-être que mon point principal est cela : ne restez pas dans une ornière. Essayez des choses nouvelles sur vos standups jusqu’à ce qu’ils fonctionnent parfaitement – pour vous.

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