9 étapes fondamentales pour la réussite de projet

Nine Fundamental Steps to Project Success

http://www.pmhut.com/nine-fundamental-steps-to-project-success

Par Gary Hamilton, Gareth Byatt et Jeff Hodgkinson

Si vous êtes un praticien expérimenté de projet on peut vous demander parfois, « Quelles sont les choses clés qu’un chef de projet devrait faire pour réussir ? » Il n’y a pas de réponse simple à cette question qui tiendrait en une ligne. Le succès dépend de beaucoup de facteurs, y compris l’organisation pour laquelle vous travaillez, le pouvoir accordé ou pas au chef de projet, les responsabilités qu’on leur donne sur leur projet et d’autres critères. Ceci étant dit, nous avons constaté au cours des années qu’il existe certains facteurs qui, quand bien faits, influencent d’habitude le succès. Laissez-nous élaborer.

9 Étapes Fondamentales pour Projeter Succès

D’abord, nous devons établir vos attentes en tant que lecteur. Les neuf étapes que nous avançons dans cet article ne sont pas « un Saint Graal » pour manager un projet avec succès. Elles représentent les actions qui, si entreprises avec conviction et signification, peuvent aider à mettre votre projet sur le chemin du succès et le maintenir sur ce chemin. Pensez aux neuf étapes de cette manière : si vous planifiez un voyage en voiture, il y aura beaucoup d’étapes à prévoir (que, pour beaucoup, vous ferez automatiquement); vérifiez que votre véhicule est en bon état de fonctionnement, vous assurer que vous avez une carte du parcours, être certain que vous avez du carburant, et cetera. Certaines sont plus critiques que d’autres. C’est le même principe nous nous appliquons à ces « des facteurs de succès » pour le management de projet. Les neuf étapes ne sont pas dans un ordre précis; bien que l’Étape 1 sera entreprise avant toutes les autres, les suivantes peuvent être entreprises dans un ordre différent.

Étape 1 : Conduisez une « session de découverte » projet.

Avant qu’un projet n’existe formellement, son idée en sera discutée, passée en revue et débattue par les personnes qui ont l’idée de créer quelque chose. L’étendue des discussions dépendra de la nature de l’idée et du groupe qui en fait la promotion. Cela peut être aussi simple qu’une partie prenante générant l’idée et cette idée devenant rapidement un projet, ou cela peut impliquer une planification formelle, avec un cas d’affaires (« business case »), des estimations et des calculs détaillés de bénéfices utilisant le retour sur investissement ou d’autres facteurs qui sont présentés pour approbation à un conseil de gouvernance. Indépendamment de l’étendue des processus auxquels le projet est soumis à son commencement, il y a deux aspects critiques : (1) la réalisation des attentes d’au moins une personne et (2) la connaissance que le projet a besoin d’estimations appropriées (indicatives ou détaillées), avec des suppositions sur ce qui affectera son résultat et le succès perçu. Serez-vous déjà embarqué à ce moment comme chef de projet ? Peut-être pas. Chaque fois que vous montez à bord d’un nouveau projet, une des premières choses que nous croyons être importantes est de vous assurer que tous ces artefacts et résultats de cette « Découverte » de projet (quel que soit leurs désignations dans votre organisation) soient rassemblés, documentés et pris en compte dans les livrables de votre projet.

En même temps, assurez-vous que vous prenez le temps de passer en revue les leçons de projets précédents (tant les vôtres, que ceux de d’autres). Une fois que les leçons apprises ont été capturées, appliquent celles qui sont appropriées à votre projet.

Étape 2 : Documentez les attentes de toutes les parties prenantes et bénéfices pour le projet.

Toutes les parties prenantes seront pas « pour » le projet; certaines seront contre. La manière dont vous rassemblez et partagez des attentes de chacun dépendra de la taille de votre projet et des processus de votre organisation. Dans un article précédent, nous avons discuté des Plans de Succès de Projet, qui peuvent être une façon de capturer tous les besoins des parties prenantes et définir la signification de succès pour chacune. De petits projets peuvent rassembler les attentes par des entretiens individuels ou par courrier électronique. De plus grands projets, avec des parties prenantes qui se chiffrent potentiellement par milliers, peuvent employer des stratégies d’échantillonnage et de vastes enquêtes de consultation. Une fois rassemblées, vous pouvez grouper les attentes et commencer à trouver les attentes complémentaires et en compétition.

Il est essentiel d’articuler une compréhension des bénéfices principaux de la mise en œuvre du projet et de s’assurer que c’est intégré dans l’initiation et les principes directeurs du projet.

La compréhension des attentes des parties prenantes et des bénéfices clés influencera comment le projet avancera et nourrira le Plan de Communication. Avoir bien documenté les attentes et les bénéfices clairement définis payera ses dividendes quand la métrique de succès de projet sera créée et quand des décisions clés devront être prises. À des points prévus dans le projet, les attentes et bénéfices devraient être revalidés avec les parties prenantes, par exemple, à l’achèvement des 25 %, ou à une revue de gouvernance de projet. La revalidation est particulièrement importante pour les projets de longue durée et/ou de forte complexité. Aussi, si il y a un changement de parties prenantes clés pendant le projet, assurez-vous de vérifier leurs attentes. La nouvelle partie prenante aura « hérité » du projet et peut avoir des attentes différentes que celle de son prédécesseur.

Étape 3 : Établissez « les Règles du jeu »

Comment votre projet sera-t-il managé ? Comment et où les rapports d’état et artefacts de projet seront-ils  stockés et à quoi ressembleront-ils ? Quel est l’appétence de l’équipe pour le risque ? Combien de fois vous réunirez-vous en tant qu’équipe projet ? Avez-vous travaillé ensemble auparavant ? Voici certaines des questions auxquelles vos règles du jeu fourniront des réponses. Une réunion de Plan de Succès de Projet (comme discuté dans un article précédent) peut vous aider à le concrétiser. Les règles du jeu devraient documenter la gouvernance et les routines pour le projet aussi bien que les attentes de l’équipe projet. Une fois établies, les règles du jeu et tous les composants clés de projet devraient être couverts dans une réunion formelle d’initiation de projet pour certifier que chacun est « sur la même page. »

Étape 4 : Créez le Plan de Projet.

« Le Plan », ici, se réfère au Plan de Management de Projet (PMP) et Plans subsidiaires, comme ceux des ressources, de management des risques, de communication. Etc… Impliquer votre équipe projet dans sa responsabilité pour le travail de création du PMP et autres plans pour que la propriété d’activités spécifiques clés soit assignée et comprise. Cela va sans dire qu’un travail détaillé est exigé pour les estimations, les budgets, les échéanciers, la qualité et ainsi de suite.

Étape 5 : Exécutez le Plan de Projet.

Une fois que le plan est créé et une ligne de base convenue, exécutez le plan. Si le projet a approuvé des changements, ceux-ci devraient avoir été intégrés dans une révision du plan (et, si nécessaire, une nouvelle ligne de base créée) après l’approbation. Pendant l’exécution, mesurer et contrôler par rapport au plan (à la ligne de base) devrait avoir lieu. On ne piloterait pas un véhicule (dans notre scénario précédent) sans vérifier le carburant et autres jauges et notre progression le long du parcours comme nous conduisons vers notre destination. La même analogie s’applique à votre projet.

Étape 6 : Travaillez par rapport au plan, mais prévoyez du changement.

Chaque projet crée quelque chose d’unique. Un Chef de projet devrait s’attendre à des changements et devrait planifier pour le changement. Le changement peut être sain; cela ne doit pas être perçu négativement. Examinez soigneusement tout changement demandé pour évaluer leur concordance avec les objectifs du projet et les bénéfices attendus. Adoptez le changement demandé tant qu’il prouve ajouter de la valeur et suivez le par rapport à la ligne de base agréée. La façon dont vous traitez les demandes du changement peut avoir un grand impact sur le succès final que vous atteindrez.

Étape 7 : Identifiez et gérez les risques et les problèmes.

Votre approche envers le risque aura un majeur sur votre capacité à traiter les changements. Une des choses à faire tôt dans un projet est de comprendre l’appétence pour le risque des parties prenantes principales. Cela donne le ton sur la façon d’approcher les risques et, s’ils se matérialisent, les problèmes. Un risque est un événement qui a le potentiel d’avoir un impact sur votre projet, positivement ou négativement. Un problème est quelque chose de réel qui est arrivé et doit être traité. Chaque projet aura des risques uniques (des positifs peuvent être appelés « opportunités »). Les risques et problèmes devraient être enregistrés et des stratégies pour les traiter convenues et suivies. Ils devraient être activement et régulièrement discutés dans l’équipe projet. Les registres des risques et problèmes de projets précédents peuvent fournir des indicateurs utiles et les bibliothèques de telles informations peuvent servir de bon point de départ pour leur identification. Bien réalisé, le management des risques et des problèmes peut énormément aider un chef de projet.

Étape 8 : Collectez les leçons comme vous progressez.

Comme nous l’avons mentionné précédemment dans notre article “Learning Lessons – Before You Begin, as You Progress, and When You Have Finished”, de février 2011, nous suggérons que les leçons passées soient revues au début du projet. Capturer les leçons apprises ne devrait pas être une tâche unique dans un projet. Idéalement, pendant un projet, les leçons devraient être rapidement capturées pendant l’exécution, mais la réalité consiste en ce que les équipes projet prennent rarement du temps pour cela. Pouvez-vous être différents ? À la fin du projet, une rétrospective complète, planifiée devrait être tenue pour enregistrer les leçons pour le bien des équipes projet futures. Si les organisations et PMOs dans des organisations doivent grandir, apprendre de l’expérience doit être une priorité.

Étape 9 : affûtez continuellement votre communication de projet.

C’est une étape holistique qui a un impact sur le succès de toutes les autres étapes que nous avons décrites. La communication est au cœur de toutes vos activités de chef de projet. Que vous suiviez des risques et problèmes, créiez votre plan et ses sous-éléments détaillés, annonciez les progrès réalisés ou animiez un groupe de gouvernance ou autre chose, votre capacité à communiquer efficacement avec les personnes à des moments spécifique est vital à votre succès. “One size does not fit all” est une maxime utile à considérer pour la communication. C’est un mélange d’art et de science et la réussir jouera un grand rôle dans votre succès.

Comme nous l’avons exposé au début de cet article, nous avons mis en avant neuf étapes qui, si bien réalisées, peuvent positivement influencer le succès d’un projet. Nous ne sommes délibérément pas entrés dans l’exactitude technique des estimations, l’échéancier et ainsi de suite; de tels facteurs sont ce que nous considérons comme faisant partie du Plan de Projet. Si vous tenez compte de nos neuf étapes holistiques et pouvez les exécuter toutes bien, nous pensons que vous aurez les ingrédients d’un résultat fructueux – toutes choses égales par ailleurs. Comme toujours, nous  apprécierons beaucoup vos commentaires.

Votre réussite passe par la performance de vos projets !
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5 réflexions sur “9 étapes fondamentales pour la réussite de projet

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