comment préparer et mener des ateliers de management des risques

Risk Management : Risk Workshops

Par Dave Nielsen

Un des outils les plus puissants disponibles pour le chef de projet est la connaissance collective de l’équipe de projet. Le succès d’un chef de projet ou l’échec sur un projet sont déterminés, dans une certaine mesure, par leur bonne utilisation de cet outil. C’est particulièrement vrai dans le cas du management des risques. Bien sûr, il y a d’autres sources vers lesquelles le chef de projet peut se tourner pour trouver des informations sur les risques auquel leur projet va faire face. Des informations sont disponibles auprès d’associations professionnelles, de consultants, d’organisations gouvernementales, de bases de données historiques et des documents de management des risques de projets précédents. Ce sont toutes des sources d’informations de valeur mais elles ne vous fourniront pas des informations spécifiques à votre projet. Même si elles le pouvaient, elles ne sauraient vous fournir des informations spécifiques à votre projet et à votre équipe de projet. La meilleure source pour ces informations vient de l’équipe de projet.

L’équipe combine la connaissance qu’elle a de votre projet, ses buts, ses objectifs, son  calendrier, les outils et la technologie que vous fournissez avec l’expérience tirée de projets sur lesquels ils ont travaillé dans le passé. Cette combinaison est ce qui leur permet d’identifier les risques que votre projet pourrait rencontrer, leur probabilité relative et l’impact sur le projet s’ils devaient se matérialiser. Ils pourront aussi identifier les stratégies qui seront efficaces dans votre organisation, pour votre projet.

Brainstorming (Remue-méninges)

Les ateliers de risque comptent sur des techniques de brainstorming pour rendre la connaissance collective de l’équipe supérieure à la somme des connaissances individuelles. Pour faire efficacement du brainstorming une équipe doit être ensemble physiquement, dans une ou plusieurs pièces selon la taille de l’équipe. Cela signifie que les Ateliers de Risque ont besoin que l’équipe soit réunie pour réussir. La seule exception est quand une équipe de projet consiste de plusieurs sous-équipes avec des responsabilités différentes et les sous-équipes sont co-localisées même si chaque sous-équipe est à un emplacement différent.

Ceci n’est pas un article sur le brainstorming mais vous devez vraiment comprendre le concept pour mener un Atelier de Risque. Nous passerons rapidement sur l’essentiel ici et vous dirons ensuite comment l’appliquer à l’Atelier de Risque.

Le brainstorming compte sur la créativité de groupe pour produire un grand volume d’idées focalisées sur la solution d’un problème. Pour produire un grand volume d’idées et assurer que les idées bénéficient de la participation de tout le groupe, les règles du jeu suivantes doivent être mises en application :

1.      Chacun doit participer. L’idée est de produire une grande quantité d’idées donc aucune possibilité n’est manquée. Chaque participant doit contribuer pour atteindre cet objectif. L’objectif de quantité dans le brainstorming est de produire la meilleure solution au problème. Nous exposons l’objectif un peu différemment pour les risques. Nous voulons nous assurer que chaque risque possible pour le projet est identifié.

2.      La critique doit être remise à une étape ultérieure. La critique d’idées pendant qu’elles sont articulées par les participants à la session bloquerait la contribution d’idées. Il y aura ceux que la critique de leurs idées ne rebutera pas tandis que d’autres se sentiront humiliés et garderont le silence. Ne l’autorisez pas.

3.      Penser “à l’extérieur de la boîte”, sans contraintes, devrait être encouragé. Cela signifie que l’équipe doit apporter des perspectives fraîches sur le risque projet. Des inhibiteurs comme “Ceci ne nous est jamais arrivé auparavant”, ou “cette stratégie ne marcherait pas dans notre organisation” devrait être laissés à la porte de la salle. Penser à l’extérieur de la boîte est ce qui ira chercher l’expérience obtenue par des membres de l’équipe à l’extérieur de l’organisation pour l’appliquer au problème.

4.      Améliorer le résultat de la session en combinant et améliorant des idées. Pendant des sessions de brainstorming vous entendrez un élément de risque décrit par plusieurs participants de différentes façons (d’habitude environ une façon par participant). Ces descriptions devraient être combinées dans une description de risque. La discussion de groupe sur les stratégies de réduction peut combiner plusieurs bonnes stratégies en une supérieure.

Préparation

Votre première étape sera de choisir les participants à l’atelier. Même si il serait agréable que chacun dans l’organisation contribue à votre session, ce serait très onéreux et tous n’entreraient probablement pas dans une salle. Choisissez soigneusement les participants pour que chaque aspect du projet soit couvert sans surcharger la participation. Vous devriez avoir des représentants pour chaque phase du projet à l’atelier et chaque jeu de compétence devrait être représenté. Chacun des livrables principaux devrait aussi être représenté. Analysez votre projet pour déterminer combien de produits uniques vous avez. Quand plusieurs jeux de compétence différents serviront à produire le livrable, ayez au moins un représentant pour chaque jeu de compétence impliqué. Quand les mêmes types de compétence produisent plusieurs livrables, les livrables peuvent être représentés par un membre de l’équipe par jeu de compétence.

Prenez en considération la taille de la salle dans laquelle vous voulez héberger l’événement. Les participants devraient être faits à l’aise, ce qui signifie un nombre de places assises adéquat, l’accès à des bureaux ou des tables, etc. Utilisez plusieurs salles et sessions pour accueillir des groupes trop grands pour s’installer confortablement dans les salles disponibles. Vous pouvez utiliser une salle principale pour commencer l’événement et répartir ensuite le groupe en sous-équipes dans des salles plus petites si vous voulez. Il n’y a pas de taille de groupe optimale pour le brainstorming. Vous devrez regarder votre équipe de projet et les salles disponibles pour héberger votre événement et choisir la combinaison optimale pour votre projet.

Planifiez la session à l’avance pour permettre aux invités de réaménager leurs calendriers et y faire de la place pour l’atelier. Mettez l’événement directement dans les calendriers des participants si possible pour éviter les conflits d’agendas. Vous devriez envoyer une invitation officielle aux participants qui inclut une description de l’atelier de risque, les objectifs de l’atelier et ce qui aura lieu.

Les objectifs de l’atelier seront :

1.      Une liste de descriptions d’événements de risque. Les événements de risque peuvent ou être des menaces ou des opportunités pour le projet de dépasser les attentes.

2.      Une liste priorisée des risques basée sur la probabilité de l’événement et l’impact sur le projet si cela se produit vraiment.

3.      Une liste de stratégies de réduction, au moins une par risque qui excède le seuil acceptable de risque de projet. J’expliquerai ces seuils de risque un peu plus tard dans cet article. Une stratégie de réduction pourrait servir plus qu’un risque donc le nombre de stratégies ne doit pas nécessairement égaler le nombre de risques.

Les participants devraient être éduqués sur le projet. La formation devrait inclure une description d’au moins les livrables majeurs du projet, les buts principaux et les objectifs, les jalons clefs, les outils et techniques, les assomptions et les contraintes. La raison de faire ceci est double : préparer les participants à l’avance et améliorer la contribution des gens qui refuseront de partager une idée à moins qu’ils ne l’aient analysée à fond et soient sûrs qu’elle ne sera pas critiquée. Vous pouvez fournir ces informations dans l’invitation de rencontre ou en pièce jointe.

Il y aura 3 segments distincts dans votre atelier :

  1. Identification des risques et regroupement
  2. Évaluation des risques ou prioritisation
  3. Identification des stratégies de réduction des risques

Vous devriez prévoir de séparer chacun de ces segments par une pause. Vous pouvez même vouloir répartir l’atelier sur 2 ou même 3 sessions à des jours différents, selon la taille et la complexité de votre projet et le nombre de participants. Ne prévoyez pas de travailler plus de 1.5 à 2 heures sans pause. Si vous faites le projet d’avoir les participants disponibles pendant la journée entière, n’oubliez pas les rafraîchissements pour les pauses et le déjeuner. Plus vos participants sont reposés et régénérés, plus ils seront productifs. Incluez le timing pour chacun des segments dans votre invitation. L’invitation ne sera pas sous forme d’ordre du jour de réunion et devra indiquer les segments majeurs et le temps réservé pour chacun.

Vous aurez besoin de quelques provisions de papeterie pour votre atelier. Prévoyez des Post-It pour capturer les descriptions de risque et de stratégie de réduction. Fournissez à chaque participant avec un bloc de ceux-ci. Les participants auront aussi besoin d’un feutre pour écrire. Vous aurez besoin d’un ordinateur portable avec MS Excel pour capturer les informations dans votre registre des risques. Vous aurez aussi besoin d’un projecteur pour montrer des informations à l’équipe. La salle devrait aussi avoir un tableau blanc. J’expliquerai comment ceux-ci doivent être utilisés dans ma description de l’atelier.

Le registre des risques d’un projet précédent, une check-list de votre industrie, ou une liste d’événements de risque tirée des Leçons Apprises d’un projet précédent peuvent stimuler la pensée de l’équipe. Examinez ce matériel par rapport à sa pertinence pour votre projet. Incluez seulement ces informations si elles viennent d’un projet semblable. Une check-list de projet de construction a de peu d’utilité pour un projet de développement logiciel et vice versa. Gardez à l’esprit que l’objectif est de stimuler la pensée et même si un élément de risque n’est pas directement proche de votre projet, il pourrait inciter un participant à penser à celui qui l’est.

Finalement, vous voudrez envoyer un rappel de la rencontre, particulièrement si vous avez envoyé l’invitation originale bien à l’avance. Incluez toutes les informations l’invitation originale dans ce rappel, ou au moins un lien vers ces informations à tout hasard au cas où certains participants les aient ignorées la première fois.

Facilitateurs

Des facilitateurs professionnels, particulièrement ceux avec l’expérience dans la conduite d’Ateliers de Risque, bénéficieront énormément à votre atelier. Vérifiez la disponibilité d’un facilitateur si votre budget de projet peut se le permettre. Le premier endroit où commencer est dans votre propre organisation. Votre PMO a-t-il un facilitateur, ou chef de projet avec de l’expérience dans la facilitation de telles rencontres ? Un autre groupe dans votre organisation en aurait-il ? Regardez à l’extérieur de l’organisation si elle ne pas vous offrir ce que vous cherchez. Vous devrez remplir le rôle de facilitateur si vous ne pouvez pas trouver un(e), ou bien si le budget du projet ne l’autorise pas.

L’Atelier (phase I)

Vous allez utiliser une modélisation du projet pour que les participants y attachent leurs Post-It. La meilleure forme de modélisation est une simple ligne de temps qui représente les jalons majeurs du projet. Les livrables majeurs devraient aussi être représentés. Vous pouvez faire que l’icône que vous utilisez pour représenter le livrable couvrent entièrement sa phase de construction ou soit positionnée au moment où il doit être livré. L’utilisation d’une salle avec un tableau blanc vous permettra de directement dessiner le graphique. Utilisez un flip chart ou punaisez une grande feuille de papier craft si votre salle n’a pas de tableau. Dessinez votre graphique de projet sur ce papier.

Introduisiez l’atelier en donnant une vue d’ensemble du projet, ses buts clefs, objectifs, livrables, jalons, contraintes et assomptions. Je sais, ce sont les mêmes informations que j’ai déjà mentionné que vous deviez inclure dans votre invitation et son rappel, mais en répétant ces informations au début de l’atelier, vous rafraîchirez la mémoire de chacun. Il y aura aussi ceux qui n’auront tout simplement pas lu les informations à cause d’un manque d’intérêt ou parce qu’ils n’avaient pas le temps. Présentez le facilitateur, si vous êtes assez chanceux pour en avoir un. Ils reverront le format de l’atelier, buts et objectifs. Si vous servez de facilitateur, décrivez l’atelier, le timing, les buts et les objectifs à l’équipe. N’oubliez pas l’essentiel dans votre solennel. Je veux dire des choses comme les emplacements des toilettes, les temps de pause, les machines à café, etc, etc. Finissez votre introduction sur les règles de l’atelier.

personne ne respectant pas les règles agrééesLes règles de l’atelier devraient inclure :

  • Aucune critique des idées d’autres personnes
  • Chaque participant doit produire au moins une description d’événement de risque
  • Chacun devrait participer aux discussions
  • Aucune interruption extérieure
  • Les téléphones cellulaire, iPhones et Blackberry doivent être éteints, ou en mode vibreur

Mettez maintenant l’équipe au travail. Demander à chaque membre de l’équipe de rédiger une description d’un événement de risque sur le bloc de Post-It qu’on leur a fourni. Plus  ils peuvent décrire d’événements de risque, mieux ce sera. Faites-les placer les Post-It sur le graphique sur le produit ou le jalon auquel ils sont applicables. Ce segment sera fini quand personne n’aura plus de notes autocollantes à positionner sur le graphique.

Le segment suivant exige que les participants examinent les descriptions d’événements de risque pour identifier les duplications. Quand ils croient qu’une description d’événement de risque est la même, ou semblable à une autre description, ils devraient placer les notes autocollantes l’une sur l’autre. Permettez aux participants de déplacer les notes autocollantes si ils pensent qu’elles ont été assignées au mauvais livrable ou jalon. Quand une note autocollante est déplacée plus d’une fois, il est très probable que plus qu’un jalon ou livrable soit sujet au même événement de risque. Copiez la description d’événement originale sur autre autocollant et appliquez-le à tous les deux.

L’exercice produira aussi un degré significatif de mouvements de notes autocollantes entre des groupes. Surveillez les désaccords sur à quel groupe un événement de risque appartient. Le mouvement excessif des autocollants sera un indicateur de désaccord. Prenez les participants impliqués en aparté et déterminez la cause du désaccord. Les désaccords peuvent surgir pour une variété de raisons : différentes compréhensions de l’événement de risque, expériences différentes, jeux de compétence différents, etc. Vous (ou le facilitateur) êtes l’arbitre. Prenez la décision dans embarrasser l’un ou l’autre des participants. Il n’y a aucune réponse bonne ou mauvaise, seulement celle que vous pensez la meilleure pour le projet. Il est possible que le désaccord ait surgi sur deux événements de risque différents mais qui partagent une même description. Demandez que l’un ou l’autre des participants écrivent une nouvelle description et l’assignent au groupe en concurrence si c’est le cas.

Cette étape est terminée quand toutes les contradictions ont été réconciliées et les descriptions d’événement de risque regroupées. L’étape suivante est de passer en revue les groupes de notes autocollantes et déterminer lesquelles décrivent le même événement de risque. La meilleure façon d’aborder cette tâche est de répartir l’équipe dans des groupes et que chaque groupe prenne la responsabilité d’une phase de projet, un livrable, ou un jalon. Comment vous partagez le travail dépendra de la taille de l’équipe et le nombre de notes autocollantes. L’objectif devrait être de rationaliser les notes autocollantes en éliminant des duplicata et en créant une nouvelle description d’événement de risque pour remplacer plusieurs descriptions d’un même événement de risque. Assurez-vous qu’en faisant cette étape, aucun événement de risque ne soit perdu.

Toutes les descriptions d’événement de risque devraient trouver leur chemin dans votre registre de risque. Cela peut être fait de plusieurs façons. Vous pouvez faire élire un porte-parole par groupe qui articule chaque description d’événement de risque pour vous (et pour le reste de l’équipe) afin que vous le saisissiez dans le registre. Vous pouvez entrer les descriptions d’événement de risque dans votre registre pendant la pause de l’équipe. Vous pourriez aussi fournir à chaque groupe une copie du registre et les faire entrer par le groupe. L’avantage d’avoir les groupes qui articulent chaque description d’événement de risque est que cela aura tendance à stimuler la conversation – nous sommes toujours dans une session de brainstorming. L’avantage de les saisir vous-même est la réduction du temps que l’équipe passe dans l’atelier. Choisissez la stratégie la plus adaptées à vos circonstances.

Le segment suivant traite de la prioritisation des risques. L’exercice exige que l’équipe assigne un score à chaque événement de risque basé sur la probabilité que l’événement arrivera et l’impact sur le projet si cela arrive. Ne vous inquiétez pas de quantifier le risque en termes de coût pour l’instant. L’objectif de l’exercice est de prioriser les risques les uns par rapport aux autres.

Il y a beaucoup de manières différentes de le faire. Je décrirai celle qui devrait marcher pour n’importe quel projet. Affichez chaque description d’événement de risque sur le graphique en préparation à cet exercice; c’est un moment idéal pour que l’équipe fasse une pause. Les descriptions devraient être rédigées pour qu’elles soient faciles à lire. Ensuite, choisissez un système de notation. Les systèmes numériques sont les meilleurs pour cet exercice car ils rendent les comparaisons plus faciles qu’un système de notation de type fort, moyen, faible. 1 à 9 devraient être les seuls nombres utilisés pour la probabilité avec 0 si l’événement ne peut pas arriver et 10 si on est certain que cela doit arriver. Faites assigner par l’équipe un score de 0 à 10 à chaque risque, en écrivant leur score sur une note autocollante qu’ils attacheront au risque affiché. Le score devrait être la moyenne des notes assignées. Vérifiez les scores et tout 0 ou 10 et obteniez l’explication de la raison de ce score. Ce que l’équipe considère impossible (0) devrait être abandonné. Ce que l’équipe considère une certitude (des 10) devrait être de nouveau analysé pour déterminer pourquoi l’équipe le voit comme faisant partie du plan.

L’étape suivante est de faire exécuter à l’équipe le même exercice pour l’impact sur le projet. L’impact devrait être mesuré par rapport aux objectifs du projet dans les domaines de budget, qualité, calendrier et portée. Utilisez la même méthode de calcul pour déterminer les scores de probabilité.

Seuil de Tolérance de Risque

quem est le niveau de risque acceptableUne partie clef de votre plan de management des risques doit être l’établissement “d’un seuil de tolérance de risque”. Le seuil est un indicateur de l’appétence du sponsor de projet pour le risque. L’utilisation de la même échelle que pour mesurer la probabilité et l’impact pendant l’atelier rendra votre tâche plus facile. Le seuil de risque est un score P x I (la probabilité fois l’impact) au-dessus duquel un risque devra être atténué et au-dessous duquel un risque sera accepté sans réduction.

La phase suivante d’atelier exigera que l’équipe invente des stratégies de réduction des risques qu’ils ont identifiés dans la phase I. Donc, avant cela, vous devez comparer les scores de risques (PxI) par rapport au seuil de tolérance de risque du projet et identifier ceux qui seront acceptés. Les risques Acceptés ne seront pas analysés par l’équipe travaillant les stratégies de réduction.

L’Atelier (phase II)

Maintenant que vous avez votre liste de risques à atténuer, il est temps de remettre l’équipe au travail. Préservez le tableau blanc ou le papier millimétré que vous aviez utilisé dans la phase I. Ce sera le tableau d’affichage su lequel l’équipe affichera ses stratégies de réduction. L’objectif est d’identifier les stratégies de réduction les plus efficaces. C’est un exercice qui se prêtera à répartir l’équipe dans des groupes qui auront un nombre limité de risques à analyser. Plus un groupe passe de temps sur chaque stratégie de réduction, plus efficace sera probablement la stratégie. Essayez de répartir les risques par livrable, mais assurez-vous que chaque groupe contient un jeu de compétences croisées pour que les chances de réflexion innovante soient augmentées.

Faites écrire leurs stratégies proposées de réduction par les groupes sur le papier avec des notes autocollantes de couleur différente. Vous voudrez probablement utiliser une plus grande taille de notes que pour des descriptions de risque car la description de la stratégie de réduction peut être plus complexe que celle de l’événement de risque. Quand chaque groupe a affiché au moins une note collante sur chacun de leurs risques, fait examiner par chaque groupe leurs stratégies de réduction par rapport aux risques qui se trouvent en dehors de ceux qui leur sont assignés. Si une stratégie peut être utilisée pour atténuer plus qu’un risque, faites dupliquer la stratégie sur des notes autocollantes supplémentaires et coller celles-ci sur ces risques.

Passez en revue les stratégies au fur et à mesure qu’elles sont affichées pour vous assurer de bien comprendre. Obtenez des clarifications si vous êtes incertains sur les actions à être prises ou qui sera responsable de ces actions. Demandez au groupe d’identifier des déclencheurs quand la stratégie est un plan de secours à activer.

Décrivez les étapes suivantes à la fin de votre atelier. Les parties prenantes qui font une contribution au projet seront curieuses de savoir comment leur contribution sera utilisée et méritent de savoir que leur temps ne sera pas gaspillé.

Étapes suivantes

Maintenant que vous avez obtenu une base d’événements de risque possibles et des stratégies de réduction, vous aurez besoin d’un endroit pour stocker les informations qui soit accessible et qui sera utilisé pour gérer des risques de projet. Ce sera une feuille de calcul de tableur, ou un classeur contenant plusieurs feuilles de calcul, à moins que votre organisation n’ait investi dans une base de données ou autre application de gestion des risques. Assurez-vous que toutes les informations produites à l’atelier sont saisies, même les risques qui ne seront pas atténués.

Vous devrez évaluer le coût des stratégies de réduction et déterminer si elles entrent dans le budget alloué au management des risques, ou dans le budget global du projet. Chaque stratégie de réduction devrait être accompagnée par un mini business case qui réponde à la question “Est-ce que la valeur de la réduction de risque réalisée selon la stratégie de réduction est bien supérieure au coût de mise en œuvre de la stratégie ?” Les stratégies de réduction qui ont un bon business case devraient être mises en œuvre, les autres pas.

Les stratégies qui sont mises en œuvre seront capturées dans le WBS (la Structure de Répartition de Travail) quand le travail est identifié et détaillé. Ceci exigera que le risque soit suivi en 2 endroits, le fichier MS Project et le Registre des Risques. Les risques devraient être passés en revue périodiquement pour s’assurer que les stratégies de réduction sont toujours efficaces, identifier de nouveaux risques et identifier des risques obsolètes.

Résumé

L’Atelier de Risque devrait aussi servir d’exercice de développement de l’esprit d’équipe. À cette fin, assurez-vous que les membres de l’équipe sont tous présentés les uns aux autres et que le groupe apprécie l’exercice. Vous pouvez vouloir engager un représentant des ressources humaines dans l’atelier pour traiter des aspects de développement de l’esprit d’équipe. Bien que ce ne soit pas principalement un exercice de développement de l’esprit d’équipe, ne négligez pas l’occasion de construire l’équipe.

Vous êtes, au bout du compte, responsables de manager les risques de votre projet pour qu’il réponde à ses engagements. L’utilisation de la connaissance collective de votre équipe devrait vous fournir une base solide d’informations sur les risques. Vous ne devriez pas oublier les risques que l’équipe ne peut pas voir parce qu’ils n’ont pas votre vue complète du projet. Ajoutez vos propres risques au registre des risques. Vous pouvez le faire comme un participant à l’atelier si vous avez la chance d’avoir un facilitateur.

Il y a 2 scores importants sur les risques : le score PxI avant réduction et le score PxI après réduction. Le score réduit devrait se situer sous le seuil de tolérance de risque du projet. Vérifiez ce score périodiquement pour déterminer si la stratégie est toujours efficace. Le changement de conditions dans l’environnement du projet affectera un grand nombre de risques, tant initiaux que résiduels, donc vous devriez constamment contrôler les risques dans votre registre.

Vous devriez exécuter votre atelier à la fin de la phase de planification. À ce moment-là, on en connaît assez du projet pour identifier des risques, bien que la plus grande partie du budget soit encore à venir. Vous pouvez répéter ces ateliers aussi souvent que vous le souhaitez pendant le cours du projet, gardez seulement à l’esprit que ces ateliers coûte de l’argent et pourraient avoir un impact sur la capacité de vos équipes à livrer le travail prévu.

Les ateliers de risque ne sont certainement pas applicables sur tous les projets. En premier, l’approche remue-méninges se prête mieux aux projets où les membres de l’équipe sont co-localisés. Donc, si vous menez un projet où les ressources sont géographiquement distribuées dans le monde entier, vous devriez probablement ne pas considérer l’approche atelier. Les objectifs clefs de l’atelier sont d’identifier des risques sur le chemin du projet (ou des opportunités dont vous devriez profiter) et d’identifier des stratégies de réduction efficaces pour les gérer. Si vous avez déjà ces informations parce que votre projet est semblable à ceux réalisés par votre organisation dans le passé et que vous avez un riche historique d’informations, ou que les informations sont disponibles d’une autre source comme une organisation commerciale, le gouvernement, ou l’industrie, ne gaspillez pas du temps de valeur des équipes à revoir des choses connues. Si vous pensez que votre projet peut bénéficier d’un Atelier de Risque, vous y identifierez probablement tous les risques significatifs du projet et aurez un peu de plaisir en chemin.

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