gestion de projet « défensive »

Defensive Project Management By Jennifer Whitt

Il y a une expression que les motards utilisent quand ils se préparent à prendre la route. « Habillez-vous pour la chute, pas pour la ballade ». Qu’est-ce que cela veut dire ? Cela signifie que le casque, le cuir, les bottes et autres mécanismes protecteurs ne sont pas là pour le plaisir du tour à moto « visage au vent » …, mais plutôt pour le caractère désagréable de ce qui pourrait arriver en cas d’accident.

Personne ne monte sur sa moto pensant que c’est le jour où les choses peuvent tourner terriblement mal. Mais cela est possible et cela se produit parfois.

Personne ne commence un nouveau projet en pensant que les choses peuvent aller terriblement mal. Mais cela est possible et cela se produit parfois.

C’est pourquoi les motards s’habillent pour la chute, pas pour la ballade. Autrement dit, tout en espérant le meilleur, préparez-vous au pire. Comment ceci peut-il être appliqué au management de projet ? Vous pouvez le faire en gérant vos projets défensivement. Vous devez envelopper juste assez de protection autour de votre projet pour que vous (ou votre équipe, votre département, ou votre société) ne soyez pas gravement blessés au cas où quelque chose aille terriblement mal.

Ci-dessous sont trois suggestions que vous pouvez utiliser comme mécanismes protecteurs pour vous et votre équipe :

1.      Gardez un Fichier Chronologique des Décisions et Activités majeures – Il y a beaucoup de tournants et virages pendant la vie d’un projet. Parfois une décision majeure est prise collectivement de tourner à droite, alors que l’on avait précédemment décidé d’aller à gauche. Cependant, la mémoire collective est courte et ces décisions peuvent être remises en cause plus tard. Un historique chronologique simple qui inclut la Date, la Décision et autres informations appropriées aidera à se rappeler les faits non seulement pour vous-même… mais aussi pour la mémoire collective.

2.      Gardez de super notes de réunion – Ah, le poison de l’existence du chef de projet… enregistrer et publier les minutes d’une surabondance de réunions. Bien que fastidieuses et consommatrices de temps, ces notes fournissent les détails qui lient ensemble les décisions centrales majeures que vous avez enregistrées dans votre fichier chronologique. Pensez-y de cette façon : le fichier chronologique est votre Bilan Comptable de projet. C’est un instantané de votre projet à ce moment précis dans le temps. Les notes des réunions sont votre Compte de Pertes et Profits. Cela montre comment vous êtes passés d’un Bilan Comptable au suivant.

3.      Enregistrez toutes les décisions clefs – si des décisions clefs sont prises à l’extérieur d’une réunion (par exemple, dans le couloir ou pendant le déjeuner), c’est une bonne idée d’utiliser un courrier électronique pour confirmer la décision à ceux qui sont impactés. Cette note rapide fera entrer la décision dans la chronologie du projet et l’enregistrera pour référence future si nécessaire.

Ballade à motoUn mot d’avertissement, cependant. Un équilibre est nécessaire quand on en vient à la protection de vous-même et de votre projet. Vous ne voulez pas avoir la réputation de vous concentrer seulement sur « éviter le blâme » et ne pas réaliser les choses. Cependant, il serait aussi naïf de penser que chaque projet finira d’une manière extrêmement fructueuse sans aucun cahot sur la route. En suivant les suggestions ci-dessus, vous pourrez aider les gens de votre société (ainsi que vos clients) à se rappeler des décisions qui ont été prises, supprimer l’émotion de l’équation et garder votre environnement de projet objectif.

C’est la version du Chef de projet de “choisir la tenue pour la chute, pas pour la ballade”.

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Une réflexion sur “gestion de projet « défensive »

  1. Ping : gérer les conflits sur le blog du management de projet « DantotsuPM.com

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