les risques de communication dans et autour d’une équipe virtuelle

J’avais écrit ce billet il y a quelques temps que complète cet article de 3 éminences du management de projet: Utiliser le modèle expéditeur-récepteur pour mieux communiquer

 

    Communication Risks Within and Around a Virtual Team

    Gary Hamilton, Gareth Byatt et Jeff Hodgkinson

    équipe en face à faceCes dernières années, la façon dont les projets prennent forme s’est développée à (ou à peu près à) la même allure que les informations et la technologie de communications que nous utilisons dans nos vies professionnelles et personnelles. Il y a peu de temps, une équipe de projet était co-localisée (tous les membres de l’équipe dans une proche proximité), ou connectée ensemble via des courriers et le voyage aérien (le déplacement régulier pour se réunir en face à face était considéré comme raisonnable, prudent, la meilleure méthode et acceptable dans le coût). Est alors survenue la révolution du courrier électronique. Des équipes de projet pouvaient aisément et efficacement communiquer de façon asynchrone, des membres virtuels de l’équipe ont été accueillis et on a découvert les nouvelles façons d’être productifs. La productivité de projet a certainement bénéficié de cette approche, mais les risques sont aussi devenus évidents (sur lesquels nous élaborerons ci-dessous). De nos jours, la visioconférence, les applications de partage et d’autres avancées technologiques ont permis aux équipes de projet d’être composée avec le talent de n’importe où, indépendamment de l’emplacement, en réduisant au minimum les coûts d’emplacement. Les techniques de communications sont si aisément disponibles qu’avoir des membres virtuels sur l’équipe de projet est maintenant banal dans l’environnement de travail. Selon l’industrie dans laquelle vous fonctionnez, le pourcentage de membres virtuels de l’équipe sur un projet variera et dans quelques business votre équipe de projet entière peut être virtuelle – la signification est que pas deux membres résident dans le même emplacement géographique, ni se rencontre souvent (voire pas du tout). Le développement de Linux était un exemple classique d’une telle équipe.

    À coup sûr, les projets où quelque chose de physique est produit exigent toujours que les personnes soient dans le même emplacement physique pour les coordonner (comme la construction d’un nouveau bâtiment, ou un nouveau site de forage), cependant ces projets ont eux aussi beaucoup plus d’associés virtuels qu’auparavant (comme des designers et des constructeurs « offsite » travaillant à distance).

    Indépendamment du pourcentage de votre équipe qui est « virtuel », les risques de communication existent. Quels sont les risques clefs et comment le chef de projet peut-il efficacement les atténuer ?

    La théorie de base de communication implique un expéditeur, un destinataire, un message et un moyen. Quand le moyen du message est virtuel, comme le courrier électronique ou la messagerie instantanée, les risques existent selon lesquels “le message émis” peut ne pas être “le message reçu”, le Courrier électronique ne vous donne pas l’accent, l’inflexion, le ton, ou le langage corporel que vous avez en traitant avec les personnes en face à face, ou dans une moindre mesure par téléphone. Pendant nos carrières, nous avons tous probablement été coupables d’au moins une fois, ou avons connu quelqu’un, qui a envoyé un courrier électronique, ou un message instantané seulement pour le regretter quand le message envoyé fut déformé et exigea beaucoup plus “de communications correctives” que le temps passer à rédiger le message électronique original. Le manque de langage du corps, de ton, des expressions de visage et des gestes rend très difficile de communiquer efficacement à travers toutes les formes de communication virtuelle, particulièrement quand des différences culturelles et de générations sont à ajouter dans l’équation. Un chef de projet doit être conscient de ces différences aussi bien que des préférences de communication de chaque partie prenante et adapter ses communications en conséquence. Pour atténuer des risques de communication, le chef de projet devrait réfléchir longuement sur comment les membres de l’équipe choisissent et utilisent les moyens de communication les plus appropriés selon les messages à livrer. Voici quelques suggestions pour choisir les moyens de communication.

    Moyen de Communication Utilisations Suggérées dans les Équipes Virtuelles A ne pas Faire
    Courrier électronique Des nouvelles pour le groupe, des statuts de travail, des mises à jour générales de management, la livraison de documents et dans certains cas signature de réception sur des livrables. 

    Clé : gardez les courriers électroniques clairs et concis – “écrivez pour votre auditoire, pas pour vous-même”

    Envoyez un message émotionnel. Toute discussion difficile devrait être traitée en personne, ou si pas possible par téléphone.
    Messages Instantanés Clarifications rapides et immédiates, discussions d’équipe Réunir des approbations de livrables et de besoins formelles.  

    Envoyer un message chargé d’émotions.

    L’utiliser pendant une autre réunion.

    Souvenez-vous : le message instantané peut être stocké et récupéré conformément à la loi dans la plupart des pays, de même que pour les courriers électroniques.

    Téléphone Des discussions générales de projet, des conférences téléphoniques pour passer en revue le progrès etc
    Revues de Performance pour le projet (si vous ne pouvez les faire en face à face), la résolution de conflit, enrôlement sur le projet …
    Déposer un message sans donner des informations détaillées quant à pourquoi vous avez appelé, quand, et qui vous êtes, etc.
    Conférences téléphoniques Réunions régulières d’équipe projet Poursuivre avec une discussion sensible à la fin d’une conférence téléphonique, car d’autres pourraient toujours être sur le pont téléphonique.
    Visioconférence réunions d’équipe et de groupe, revues de travail plus formelles, Formation 

    C’est le plus proche du face à face auquel on puisse parvenir à distance

    L »utiliser pour des événements sans importance, car cela reste coûteux.
    Face à face Les assemblées générales et interactions de travail quotidiennes, Célébrer les succès, la formation, la clôture de Projet, les Jalons Majeurs Oublier ceux qui ne peuvent pas voyager pour se rencontrer en face à face, considérer les meilleures options pour eux.

    Les équipes virtuelles et avoir des membres virtuels dans l’équipe offrent beaucoup d’avantages pour les projets et, en général, dépassent de loin les risques de communication qu’ils impliquent.

    Le nombre de travailleurs virtuels sur les projets continue à augmenter chaque année.

    Pour que vous, comme chef de projet, gériez efficacement votre projet, assurez-vous que vous comprenez les styles de communication qui sont exigés pour les membres de l’équipe sur place et virtuels et que les moyens de communications appropriés sont utilisés pour les messages envoyés.

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    4 réflexions sur “les risques de communication dans et autour d’une équipe virtuelle

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