J’avais écrit un bref article intitulé « le PM doit être le médecin chinois de son projet » dans lequel je proposais que tel le médecin chinois, payé pour garder ses clients en bonne santé plutôt que les soigner lorsqu’ils sont malades, le chef de projet se doit de suivre les signes vitaux de son projet afin de les adresser avant qu’il ne soit sérieusement malade. Voici une approche pour réaliser un bilan de santé répétable de son projet aussi souvent que nécessaire pendant le projet.

Project Health Check par Christopher William Young

Alors que le Bilan de Santé de Projet est un de nos services les plus populaires, on me demande toujours ce qu’est “un bilan de santé” et pourquoi une organisation pourrait vouloir l’entreprendre. J’ai pensé que je devrais décrire les objectifs principaux et les avantages à entreprendre un bilan de santé car je le trouve extrêmement utile comme outil pour assurer le succès de projet.

Les objectifs clefs d’un bilan de santé de projet incluent :

– déterminer l’état actuel du projet et détecter des problèmes assez tôt pour que l’équipe projet ait la capacité de les traiter.

– identifier les facteurs qui permettront ou empêcheront de livrer le résultat prévu et les bénéfices du projet.

Des secteurs clefs de l’examen incluent les choses suivantes :

• Achèvement et clarté du « business case » / Plan de Réalisation des bénéfices
  • Suffisance de l’analyse et sa traduction en résultats de projet définis
• Adéquation d’Engagement et de Support des Parties prenantes
• Adéquation de Processus d’Initiation de Projet
• Adéquation de Définition de Portée (scope) et Vérification
• Adéquation de Définition de Pré-requis/Exigences et Vérification
• Adéquation de l’Approche de Projet
• Adéquation de la Structure d’Organisation de Projet et de l’équipe
  • Compétences, connaissance et expérience du Chef de projet / des Responsables d’équipe
  • Compétence Démontrée du Chef de projet / des Responsables d’équipe
  • Compétences, connaissance et expérience de l’équipe projet
• Identification de risque adéquate et opportune, analyse, management et contrôle
• Réalisme et Faisabilité du Plan de Projet (échéancier) en prenant en compte :
  • Complétude du Plan de Projet
  • Niveau approprié de décomposition du travail
  • Étapes de travail appropriées comme :
    • Initiation de Projet / Définition de Problème
    • Définition des Exigences
    • Analyse / conception (Performance du système, Capacité du Système, infrastructure informatique)
    • Développement/test de Système (Conversion, Sécurité de l’application, Interfaces, Tests de la Coordination, Tests Fonctionnels, Planification des tests d’acceptation business, Processus des Test de Régression, Plan de Test d’Intégration)
    • Développement/Test des Processus (contrôles internes dans la conception de processus)
    • Gestion des changements (des Impacts Organisationnels, la Communication et la Formation)
    • Planification de la Mise en œuvre incluant le Plan de Support
  • La référence aux normes et standards appropriés, processus et méthodes
  • Le séquencement des tâches dans un ordre logique pour produire les résultats désirables plutôt que par silos de travail selon les secteurs fonctionnels
  • Définition des dépendances (faire des bonnes tâches au bon moment)
  • Dimensionnement approprié du travail dans des lots de travail raisonnables
  • Exactitude des évaluations d’efforts et de durée de taches
  • L’adéquation des niveaux de ressources et des types de ressources nécessaires
  • Suffisance des plans de contingence
  • L’inclusion de points de contrôle liés à la signature des documents de mise en œuvre des livrables
  • La qualité des mots utilisés dans le plan pour permettre son utilisation comme un document de communication et un document de management
  • La capacité à mettre en place un plan de référence et à gérer les variances par rapport à ce plan
• Planification des Communications
  • La perfection de l’analyse des besoins des parties prenantes
  • L’adéquation de la diffusion de l’information
• Adéquation du contrôle et du management de l’avancement du projet
  • Exactitude, adéquation et ponctualité des rapports de performance, replanification et management des changements
  • Mise en œuvre de statut de projet et de réunions d’équipe appropriés
  • Mise en œuvre d’un comité de pilotage approprié
  • L’adéquation du management des problèmes et de la gestion du périmètre
• L’adéquation de l’obtention du management des fournisseurs et de la gestion des contrats
• Adéquation de la Gestion Financière comprenant :
  • Développement du budget projet et prévisions de dépenses
  • La mise en œuvre de processus adéquats, précis et opportuns pour manager et reporter sur le coût de projet

– Analyser les trouvailles et présenter des recommandations détaillées s’attaquant à chacun des problèmes identifiés.

En général cela aide à assurer une compréhension partagée et un engagement entre l’équipe de projet et les parties prenantes business vers une stratégie réaliste et exécutable pour résoudre les problèmes comme convenu.