Une réunion effective est une réunion dont on voit les effets !

D’après un article de Andrew Buck sur PM Hut:

Http://www.pmhut.com/meeting-behaviors-the-good-the-bad-and-the-ugly

Comme le fait remarquer fort justement Andrew dans l’article référencé ci-dessus, nous avons tous assisté à des réunions où nous nous sommes demandés pourquoi nous gaspillions une heure d’un temps précieux au détriment d’autres activités plus importantes. Parfois, cela nous amène à être de mauvais participants dans ces réunions.

Mais quels sont les bons principes de réunion que nous rappelle Andrew?

  • Avoir un Ordre du jour communiqué à l’avance avec une procédure pour demander l’ajout de points que les participants jugeraient nécessaires.
  • Avoir un président de séance qui dirige réellement la réunion et récapitulera les décisions.
  • Être clair et succinct. S’arrêter de parler après les points importants pour favoriser les discussions et ce, en particulier, sur les conférences téléphoniques.
  • Demander d’éteindre les PCs et téléphones portables.
  • S’en tenir à l’ordre du jour en le rappelant fréquemment pendant la réunion pour éviter tout dérapage. Suggérez des réunions ultérieures ad hoc entre certains des participants si nécessaire pour couper court aux digressions. Bien gérer le temps.
  • Prévoir du temps pour résumer les décisions et éviter tout malentendu (le mettre à l’agenda).
  • Faire un suivi avec des minutes de la réunion aussi rapidement que possible. Puis, suivre l’exécution des actions décidées.

Alors, quels comportements éviter?

  • autoriser les distractions: PC, téléphones portables, email, IMs, sms, tweets…
  • laisser le manque de ponctualité s’installer. Irrespect pour ceux qui sont à l’heure et perte d’argent pour la société.
  • laisser dériver la réunion sur des sujets non prévus à l’ordre du jour.
  • interrompre le speaker ou finir ses phrases à sa place…
  • monopoliser la parole.
  • le moulin à paroles qui dira en 10 minutes ce qui pourrait avoir été dit en 10 mots.
  • oublier de réaliser une conclusion claire.

Comme indiqué par un professeur que j’ai eu la chance d’écouter chez Digital Equipment: « Une réunion effective est une réunion dont on voit les effets ».

Ne vous sentez plus obligé d’assister à toutes les réunions mal définies et mal menées que l’on pourrait vous proposer. En particulier celles qui n’ont pas d’agenda envoyé à l’avance, dont l’objectif est obscur, ou qui ne sont pas dans vos priorités.

N’hésitez pas à partager vos propres idées sur ce sujet et ce qui marche pour vous.

2 réflexions sur “Une réunion effective est une réunion dont on voit les effets !

  1. Sébastien

    Bonjour Michel,

    Depuis peu, je précise (quand c’est possible) mes attentes dans l’ordre du jour:
    informer et/ou consulter et/ou décider.

    Cela donne plus de visibilité aux participants.

    Cordialement
    Sébastien

    J'aime

  2. Ping : Où sont les participants ? « Dantotsu PM

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