Article original en anglais: http://www.pmhut.com/how-to-prepare-for-a-project-sponsor-meeting par Zenkara

Les sponsors sont cruciaux dans presque tous les projets. Ce sont les personnes qui font approuver les budgets, qui fournissent l’énergie et l’impulsion pour que le business soit prêt à temps pour le projet.

Pourtant, les Chefs de projet semblent souvent les traiter comme un mal nécessaire et même une distraction du vrai travail de projet. Quand nous rencontrons des sponsors, nous emportons souvent un rapport de progrès/statut de projet et le passons rapidement en revue pendant la réunion. Si nous n’avons pas grand-chose à annoncer, nous tournons souvent les mots dans le rapport pour qu’il semble qu’il y ait une réelle action. Ces types de rapports de progrès ont souvent peu de mesures quantitatives et sont un festival de mots plutôt qu’un vrai compte rendu.

Cependant, quand vous traiterez la rencontre avec le sponsor comme l’opportunité qu’elle représente, vous rencontrerez plus d’engagement et de succès dans vos projets.

Rappelez-vous que les sponsors eux-mêmes reportent d’habitude à quelqu’un (ou à un comité, l’équipe de direction etc) donc il est dans leur intérêt de savoir ce qui se passe vraiment.

Traitez chaque réunion de sponsor comme si vous leur vendiez le projet/livrable et vous verrez bientôt une revitalisation de votre business.

Préparez-vous pour la réunion en recueillant non seulement le compte rendu, mais aussi ce qui n’est pas écrit dans le compte rendu.

Des renseignements sur l’équipe, l’environnement, la politique chez le client, la performance de projet permettent de donner une image beaucoup plus large de ce qui se passe et plus proche de ce que des sponsors veut vraiment savoir.

Ils peuvent toujours lire un rapport d’avancement pour obtenir le pourcentage de complétude, budget dépensé, et risques identifiés. Quelques PMs s’exclameront “mais nous devons expliquer le rapport au sponsor”. Cela indique en fait un rapport mal écrit.

Des sponsors motivés sont tout autant intéressés par ce qui n’est pas dans le rapport et plus important encore si leurs attentes seront toujours satisfaites. Ils veulent aussi s’assurer qu’ils sont au courant de toute surprise aussitôt qu’elle surgit – plutôt qu’être informé en fin de mois.

Un travail important du PM est de manager les attentes – particulièrement celles du client et du sponsor. En parvenant à connaître leurs soucis avant la réunion, vous pouvez commencer à prévoir quelles questions ils poseront pendant la réunion¹.

Bien sûr si vous n’obtenez pourtant rien d’eux :

1. Leurs priorités sont ailleurs et vous devez revenir devant leur yeux pour un résultat réussi – “pas en vue, souvent oublié » ou,
2. Ils sont complétement satisfaits avec l’avancement du projet (moins probable)

Quand vous pouvez prévoir leurs besoins et venir préparé avec des réponses, vous construisez la confiance en leur projet et en votre avancement.

Cela peut sembler être un cliché, mais aider eux vous aident …

Voici une liste de préparatifs pour cette réunion

1les Emails qui vous arrivent du sponsor pendant la semaine sont un bon indicateur de ses préoccupations – bien lire  entre les lignes.

Liste de contrôle Pré réunion avec le Sponsor de Projet

C’est toujours une bonne idée de venir préparé aux réunions avec des sponsors de projet

– Particulièrement si vous avez de mauvaises nouvelles. La chose importante est d’éviter toute surprise.

A Faire

• Prenez l’échéancier, le budget, les comptes rendus de réunion
• Assurez-vous que vous avez des renseignements à jour de chaque leader d’équipe, membre – car, parfois, les comptes rendus sont dépassés
• Amenez la liste de livrables montrant le progrès (si non inclus dans l’échéancier)