Conseils Utiles pour Manager le Sponsor de Projet

J’ai apprécié la forme autant que le contenu de ce bref article de Michel Stanleigh sur PM Hut. Lisez l’article original en anglais sur
http://www.pmhut.com/helpful-advice-for-managing-project-sponsors

ou sa traduction ci dessous.

Cher Coach de Projet,

Mon sponsor de projet est un problème. Il ne lit pas mes rapports d’avancement, les demandes de changement, etc. Il ne me laisse pas souvent présenter au comité de direction les problèmes-clés même s’il n’a pas tous les faits pour être capable de présenter en mon absence. Il ne me demande pas non plus ces informations, avant la réunion du comité de direction.

Quand j’ai vraiment des réunions avec mon sponsor, il semble faire une utilisation excessive de son Blackberry. Quand j’ai besoin de lui pour une décision il est le plus souvent indisponible ou me donne une approbation superficielle, me réprimandant ensuite de mettre en œuvre un changement sans sa connaissance explicite. Quand les choses prennent du retard, que les parties prenantes ou d’autres membres de la direction expriment un souci sur le management de mon projet, il m’accuse de ne pas savoir ce qui se passe dans mon équipe et d’être insensible aux besoins des commanditaires.

Devrais-je renoncer ?

Signé : Désespéré

Cher Désespéré,

Ne renoncez pas. Il reste de l’espoir. Votre sponsor souffre d’un manque de compréhension de son rôle et de ses responsabilités dans le succès du projet. Il est ce que j’appelle “un Sponsor qui ne sait pas ce qu’il ne sait pas du management de projet”.

Il n’est pas rare que le sponsor ne soit pas conscient de ses responsabilités pour assurer le succès du projet. En réalité, il n’a pas consacré le temps nécessaire à suivre un cours pour apprendre le management de projet. Ce n’est pas par désintérêt; c’est plutôt par manque de temps de sa part. Son rôle est concentré sur la stratégie, pas les tâches et en tant que tel il n’a pas à comprendre les détails du management de projet. C’est la responsabilité du chef et de l’équipe de projet.

Le sponsor doit vraiment comprendre le rôle qu’il doit jouer pour assurer le succès du projet. Cela exige beaucoup moins d’engagement de temps que de participer à une session de travail. Maintenant, cela va sembler un peu étrange mais, c’est votre boulot d’instruire votre sponsor. Vous préférerez le faire oralement puisqu’il semble qu’il ne lise pas vos rapports. Indiquez à votre sponsor (lui fournissant ainsi un peu de connaissance et d’éducation) certaines de ses responsabilités incluant :

  • L’énoncé du contenu – donnez une vue d’ensemble rapide des éléments clefs du contenu de votre projet incluant l’objectif, les livrables à fournir, les suppositions et contraintes. Obtenez un accord verbal que ceux-ci sont corrects selon lui.
  • Le Plan de Projet – donnez une vue d’ensemble de haut niveau des pièces majeures de travail à exécuter. C’est là que vous pouvez identifier certains de vos défis d’exécution c’est-à-dire; ressources, temps, etc. Ne demandez pas encore d’aide. Vous essayez juste de gagner sa compréhension.
  • Jalons – présentez une liste de haut niveau des jalons du projet. L’importance pour lui est qu’il voudra ensuite les suivre et s’assurer qu’ils seront complétés aux dates prévues. Si l’un d’entre eux est en retard, il y a un risque que le projet entier prenne du retard.
  • Mises à jour – demandez à quelle fréquence il souhaite être tenu au courant du progrès du projet, dans quel format et à quel niveau de détail. Vous pourriez découvrir qu’il veut seulement avoir une vue d’ensemble d’une page une fois par semaine, envoyée par courrier électronique.
  • Gestion des problèmes – faites savoir que si les problèmes surgissent sur le projet vous les traiterez, et le préviendrez juste pour information. Ainsi, si un problème reste non résolu et nécessite une demande de changement, il en aura été averti.
  • Management des modifications – faites savoir que s’il y a une demande de changement c’est-à-dire; un besoin de plus de temps, budget, ressources, etc. vous l’informerez de la modification, de l’impact qu’elle a sur le projet, de la solution recommandée et des options. Incluez l’impact si la solution recommandée ou l’une des autres options ne serait pas acceptée. En lui fournissant toutes ces données, il est davantage probable qu’il approuvera l’une des options plutôt que de ne donner aucune approbation du tout.
  • Gestion des risques – faites savoir que vous évaluerez, de manière régulière, les risques qui pourraient empêcher la réussite du projet et développerez des stratégies de réduction ou des alternatives.

Cela peut sembler beaucoup d’informations, mais honnêtement, cela ne prendra pas plus de 10 minutes. Ensuite, documentez chaque réunion que vous aurez avec lui, quelles décisions sont prises, etc. Il ne lira peut-être pas chaque rapport, ni ne signera chaque document, donc apposez une note sur chaque relevé avec l’indication de la date à laquelle il a été présenté et-ou approuvé. Cela assurera que vous aurez au moins les évidences pour prouver que vous avez essayé de le garder engagé et impliqué.

Il se peut qu’il passe beaucoup de temps sur le Blackberry donc envoyer de courts rapports par courrier électronique sera plus conforme à son mode de communication que quoi que ce soit de déposé sur son bureau. De plus, faites-lui savoir que vous voudriez donner quelques présentations au comité de direction pour qu’ils aient tous les bons éléments factuels. Assurez-vous qu’il sente que, plutôt que de perdre de son pouvoir, il paraîtra en fait meilleur parce qu’ils auront toutes les informations nécessaires.

Gardez-moi s’il vous plaît informé sur votre rapport avec votre sponsor et, vraiment, faites-moi savoir si vous avez besoin d’aide additionnelle pour le manager.

Signé : Coach de Projet

2 réflexions sur “Conseils Utiles pour Manager le Sponsor de Projet

  1. Michel, je trouve cet article excellent, d’autant plus que je n’ai pas connaissance d’une abondante litérature sur ce sujet pourtant fort important et utile pour la réussite d’un projet. Merci encore pour le partage de tes trouvailles… Agnès

    J’aime

  2. Ping : pourquoi le Chef de projet ne devrait jamais doublonner en tant que Sponsor de Projet | DantotsuPM.com

n'hésitez pas à commenter les billets et à partager vos idées.

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l’aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google

Vous commentez à l’aide de votre compte Google. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l’aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l’aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur la façon dont les données de vos commentaires sont traitées.