comment écrire l’Enoncé des Travaux- how to write the Statement of Work (SOW)

Le SOW, Statement of Work, ou énoncé des travaux en Français, est une pièce maîtresse de la documentation du projet. A la fois document de référence du contenu du projet et de gestion des changements majeurs. Il devra être suffisamment détaillé pour éviter les ambiguïtés et agrégé pour ne tomber dans l’excès d’information. Dave Nielsen partage avec nous son expérience sur pmhut.

The SOW, Statement of Work is a masterpiece of the project documentation. It is at the same time a document of reference of the project contents and record of major changes. It must be enough detailed to avoid ambiguities and aggregated enough to avoid information overload. Dave Nielsen shares with us his experience on pmhut.

http://www.pmhut.com/how-to-write-the-project-statement-of-work-sow

Quelques rappels de terminologie Anglais/Français relatifs à cet article avant la traduction…

  • Statement of Work (SOW) – Énoncé des travaux
  • Scope – Contenu
  • Scope of work – Contenu du travail
  • Scope baseline – Référence de base du contenu
  • Stakeholder – Partie prenante (commanditaire en particulier ainsi que toute autre personne impactée par le projet)
  • Work Breakdown Structure (WBS) – Structure de découpage du projet
  • Work Package – Lot de travail

Comment Écrire l’énoncé des travaux (SOW)

workL’énoncé des travaux ou SOW (Statement Of Work), est la bible de ce que le projet doit produire. Le SOW est un outil de gouvernance clef s’il est utilisé pour diriger le travail d’un vendeur ou d’un entrepreneur, ou pour diriger le travail en interne, le SOW doit contenir une description de tout travail auquel on s’attend. La description n’a pas besoin d’être très détaillée, en effet pour de grands projets saisir le détail dans le SOW n’est pas pratique, mais devrait être complet et inclure le travail de production des livrables de projets aussi bien que le travail administratif tel que les rapports de projet.

Le SOW formera une partie clef du contrat si le travail est réalisé par un vendeur ou un entrepreneur. Le travail documenté dans ce document fait partie de l’obligation contractuelle du vendeur. Le travail non contenu dans Le SOW sera seulement fait s’il est mutuellement convenu, ou ajouté au projet par une requête de changement. Le SOW est aussi important pour l’équipe interne, bien qu’il n’y ait aucune implication légale, parce que les ressources seront prévues pour réaliser seulement le travail décrit dans Le SOW. Cet article a été écrit dans le but de fournir au praticien de management de projet des trucs et astuces pour produire un SOW efficace.

Ai-je besoin d’un SOW ?

questionLe SOW est un outil organisationnel de valeur pour documenter le travail du projet. Sa valeur se trouve dans sa capacité à capturer tous les éléments critiques de travail de votre projet et est utile dans 2 situations : être une partie d’un contrat avec un vendeur externe ou un consultant, ou comme une étape intermédiaire dans la planification pour un grand projet complexe où tout le travail serait réalisé en interne. Vous n’avez pas besoin d’un SOW si votre projet est petit et assez simple pour reporter directement votre énoncé du contenu dans votre outil de gestion de la structure de découpage du travail (WBS) par exemple dans MS Project.

writingUn SOW est très utile quand le projet est grand et complexe parce qu’il vous permet d’impliquer des Experts de domaine qui n’auraient pas d’accès à MS Project sur le travail à exécuter. Les descriptions du travail à réaliser peuvent être faites par toute personne ayant des compétences de communication écrites de base et une maîtrise technique du travail à réaliser. Le SOW sert aussi d’outil de communication en tant que base de référence du contenu du projet.

Quand Écrire Votre SOW ?

whenLe SOW devrait être écrit après votre Énoncé du Contenu, pendant la phase de planification de votre projet. Votre Énoncé du Contenu devrait être écrit d’abord et il devrait capturer, en termes très généraux, le livrable du projet. Disons que votre organisation lance le projet de développer un système informatique de gestion et de suivi des commandes de logiciel. Votre Énoncé du Contenu inclurait ce langage. Il inclurait probablement aussi une liste des utilisateurs qu’il devrait supporter comme des employés qui réalisent la saisie de commande, les analystes fonctionnels qui configurent les commandes, les managers qui produisent des rapports à partir du système et les employés qui expédient les commandes. Vous pouvez aussi inclure les caractéristiques que vous voulez dans le système, comme si c’est accessible par Internet ou intranet, combien de commandes il doit stocker, quelles informations il devrait stocker pour chaque commande, comment le système gérera les paiements, etc… l’énoncé du Contenu vous donnera des informations sur ce que vous devez construire.

Maintenant que vous savez ce qu’il faut construire, vous devez capturer des détails sur comment vous allez le construire. Maintenant vous devez créer votre SOW. L’énoncé des travaux définit le travail à faire, donc il doit être écrit avant que le travail puisse être planifié, ou décomposé dans votre Structure de Découpage du Projet.

Ce qui entre dans Le SOW

Commencez votre SOW avec les informations de votre Énoncé du Contenu. Tous les éléments capturés dans votre Énoncé du Contenu devraient apparaître dans votre SOW. L’énoncé du contenu a tendance à présenter les livrables de votre projet à un haut niveau; votre SOW contiendra ces livrables, quand ils doivent être livrés par et comment ils seront construits. Le SOW devrait aussi contenir des informations sur les livrables à un niveau plus détaillé. Par exemple, si votre Énoncé du Contenu inclut une saisie de commande et un système de suivi des commandes, vous pourriez décomposer en un livrable pour capturer, stocker et suivre à la trace ces informations, un portail d’interface avec les utilisateurs et un système de rapport pour gérer les rapports.

checklistVoici une liste de contrôle standardisée des catégories d’informations du SOW :

  • L’énoncé du contenu du travail – une description détaillée du travail, le logiciel et le matériel à être utilisé et la nature exacte du travail.
  • L’emplacement du travail – l’emplacement auquel le travail serait à faire si autre qu’un emplacement standard. Ce serait applicable à un SOW pour le travail à être exécuté offshore.
  • La période de performance – date de début et de projet, maximum d’heures facturables par période, etc.
  • Planning de livraison – Dates de livraisons des livrables du projet. Cela inclurait des dates d’achèvement pour le développement, les tests de qualité, le Test d’Acceptation Utilisateur, etc.
  • Normes applicables – normes industrielles ou autres imposées aux livrables du projet. Celles-ci devraient inclure n’importe toute norme ou standard tels que ISO, CMM, CMMI, etc.
  • Critères D’acceptation – Ceux-ci incluraient toute norme ou standard de qualité qui doivent être atteintes, par exemple au défaut de priorité 1. Ils devraient aussi inclure les autres conditions qui doivent être respectées comme le nombre de tests à faire, le nombre de test exécutés, etc.
  • Besoins spécifiques – Ceux-ci incluront toute qualification spéciale que la main-d’œuvre doit avoir, comme un Chef de projet certifié PMP.

L’énoncé du contenu, la période de performance et le planning de livraison sont obligatoires. Le reste est facultatif et s’appliquera seulement aux projets où ils sont pertinents. Par exemple, mentionner que le travail doit être exécuté dans les bureaux de l’organisation d’exécution peut n’ajouter aucune valeur. La mention de l’espace de travail et qui est responsable de le fournir sera appropriée à un SOW couvrant le travail à faire par un prestataire de services.

Le contenu du travail à faire devrait inclure le travail administratif aussi bien que le travail sur les livrables de projet. Le travail administratif inclut aussi le travail de management de projet. Vous pouvez ne pas vouloir inclure le travail de management de projet si vous exécuterez le travail pour un client interne. D’un autre coté, cela aiderait à ajuster les attentes des clients et sponsors. Incluez les rapports et autres communications que vous avez l’intention d’utiliser pour garder vos commanditaires informés sur le progrès de projet. Vous devriez aussi inclure toute information que l’équipe devra vous fournir, comme des comptes rendus d’avancement. Incluez le travail administratif tel que celui de la saisie des rapports d’activité.

N’essayez pas de capturer trop d’informations sur les livrables ou comment le travail sera fait. Rappelez-vous que vous définissez des attentes quand vous saisissez des informations dans le SOW. Il sera difficile de changer quoi que ce soit d’écrit dans le SOW (vous aurez besoin d’une demande de changement approuvée par vos sponsors ou clients). Vous ne devriez pas essayer de capturer les détails des livrables pour des projets où une méthode itérative est utilisée. Décrivez la méthodologie à utiliser et seulement les livrables majeurs. L’utilisation d’une méthodologie plus classique (waterfall) vous permettra de documenter plus de détail sur le travail à faire et les livrables du projet.

Étapes suivantes

stepsVotre étape suivante sera de faire approuver le SOW par vos sponsors de projet, ou le client du projet. Le SOW deviendra alors la base officielle de contenu pour votre projet. Tout ce qui est détaillé dans Le SOW doit être dans le produit final.

Votre SOW décrit le travail que fera l’équipe projet, mais à un haut niveau. Vous devrez décomposer ces éléments pour réaliser votre Structure de Découpage du Projet (WBS: Work Breakdown Structure). Vous pouvez constater qu’en identifiant de manière unique chaque composant de votre SOW vous aide à vous assurer que tous les livrables et lots de livraison décrits dans votre SOW sont bien présents dans votre WBS. Vous devriez aussi vérifier votre SOW par rapport à l’énoncé du contenu pour vous assurer que tous les éléments sont représentés dans le SOW.

Les dates de début et de fin documentés dans votre SOW devraient être reflétées dans votre WBS. Si vous utilisez MS Project ou un outil similaire pour supporter votre WBS, la date de début sera la première entrée dans l’outil. Vous utiliserez la date finale comme une contrainte. Une fois que vous avez terminé la saisie de toutes les informations dans votre WBS, la répartition de ce travail et la planification des tâches, vous devrez vérifier la date finale résultante par rapport à la date de fin de votre SOW. Vous utiliserez les dates de livraison prévisionnelles de votre SOW pour les livrables majeurs de la même manière.

Vous devriez utiliser votre SOW comme un outil de communication pour expliquer le projet à vos commanditaires et parties prenantes. Vous pouvez le faire en affichant le SOW sur un site accessible à tous avec d’autres documents publics du projet. Rappelez-vous mettre à jour le SOW quand un changement qui modifie le contenu du projet est approuvé.

Prêtez attention à bien capturer les bonnes informations sur le SOW de votre projet. Se donner du mal à s’assurer que les informations sont aussi précises que possible, et la bonne utilisation de celles-ci pour le reste de vos activités de planification, vous feront gagner du temps tout au long du projet. Gardez à l’esprit que c’est un document « vivant » et que les changements sur des éléments présents dans le SOW doivent y être répercutés.

5 réflexions sur “comment écrire l’Enoncé des Travaux- how to write the Statement of Work (SOW)

  1. Ping : les sources de risques cachés dans les projets « DantotsuPM.com

  2. Ping : comment écrire l’Enoncé des Travaux- how to write the Statement of Work SOW « Monsieur Fredd

  3. Ping : les sources de risques cachés dans les projets « Monsieur Fredd

  4. Aka

    Bonjour,

    D’après le pmbok, l’énoncé des travaux est un « input » de la charte projet.
    Il doit donc être finalisé pour la phase d’initialisation (et non planification).
    Il est meme nécessaire à la construction du business case, puisque celui ci sera fonction de la demande, décrite dans le SOW

    Quant à la description du travail à faire par l’équipe, n’est-ce pas le Plan de projet (la synthèse des plans) le document référence ?

    J'aime

    1. En effet, la finalisation du SOW est a commencer à écrire dès l’avant projet et la construction du business. Le SOW décrit le travail que fera l’équipe projet, mais à un haut niveau. Cependant, il sera affiné, précisé, détaillé plus tard. Vous devrez décomposer ces éléments pour réaliser votre Structure de Découpage du Projet (WBS: Work Breakdown Structure).

      J'aime

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