les avantages du portefeuille de projet / Benefits of the project portfolio

L’article suivant donne quelques pistes pour présenter les avantages de la mise en place d’un management de portefeuille de projet.

The following article provides ideas to put in evidence the advantages of the implementation of project portfolio management.

Ce que j’ai pu observer lors de la mise en place de cette approche pour les projets informatiques chez Equant, il y a quelques années, va également dans ce sens.

What I noticed during the implementation of this approach for the IT projects at Equant, a few years ago, also goes to this direction.

J’ajoute que, dans cette expérience personnelle, les plus grands apports de valeur furent les suivants :

I add that, in this personal experience, the greatest value adds were the following ones:

1. L’inventaire permit de mettre en évidence pour tout le management de la société l’ensemble des projets demandés à l’IT. Alors qu’avant la vue était très fragmentée, par business unit ou par processus. Donc, donner de la visibilité pour forcer les choix ou au moins les grandes directions stratégiques.

inventory1. The inventory elevated the visibility for the executive management of the company of all projects requested from IT. Beforehand, the view was very fragmented, by business unit or by process. Therefore, providing the visibility to force selection or at least confirm/define big strategic directi

ons.

2. L’implication du senior management (comité exécutif) fut absolument nécessaire. Je pense qu’il faut les impliquer dès le départ dans la construction des critères de sélection des projets : (impact business, retour sur investissement, coûts, risques techniques et métier…).

2. The direct involvement of the senior management (executive committee) was absolutely necessary. I think that it is key to involve them from the very beginning, when defining the projects’ selection criteria: (business impact, return on investment, costs, technical and business risks…).

3. Les critères de sélection choisis, limités à 5 furent très utiles. Ces critères doivent être simples, non ambigus, agréés par tous, présentés de manière synthétique… et il faut tout le temps garder à l’esprit que ce ne sont que des indicateurs. Le  management va s’en servir pour décider, avec sa compréhension du business et des enjeux stratégiques, du lancement ou non de projets et programmes.

3. The elected criteria of selection, limited to 5 were extremely useful. These criteria must be simple, non ambiguous, approved by all, presented in a synthetic way and it is necessary to keep in mind at all times f that they are only indicators. The management is going to use them to make the decision, together with its understanding of the business and the strategic stakes.

4. L’outillage de management de portefeuille a eu son importance mais de simples fichiers Excel ont suffi dans un premier temps et m’ont évité de me laisser emporter par les riches fonctionnalités de ce type de logiciel.

4. The tools to manage a projects’ portfolio are important but simple files Excel were enough at first and saved me from being carried away by the rich features of this type of software.

shouting 5. Rien n’est jamais gagné… Les changements au sein du comité exécutif, les changements coté environnement business, compétition, finances… sont autant de risque de remise en cause des critères de sélection, voire du management de portefeuille lui-même. En période de crise, les vieilles habitudes reprennent souvent le dessus et revient l’approche où celui qui crie le plus fort ou qui est dans une position dominante obtient la priorité pour ses projets.

5. Nothing is for ever acquired … Changes within the executive committee, the business environment, competition, finances… are as many opportunities to (re)question the selection criteria, and even the project portfolio management itself. In a crisis period, the old habits often come back with the approach where « who shouts the louder » or « who is in a dominant position » gets the priority for its projects.

Avez-vous des expériences à partager sur ce sujet ?

Any experience to share on the topic?

Les avantages du Portefeuille de Projet

Article en anglais / English article: http://www.pmhut.com/benefits-of-the-project-portfolio

Par Miley W. Merkhofer

Une fois que les opportunités ont été identifiées, avec des informations appropriées, normalisées et aisément accessibles, les personnes où qu’elles se trouvent dans l’organisation et qui ont une bonne compréhension du business en question peuvent fournir des “validations par rapport aux réalités du terrain.” Des mesures sommaires des coûts, risques et bénéfices peuvent être utilisées pour créer des analyses graphiques et comparatives qui permettent aux équipes décisionnelles de collaborer sur les sélections de projet.

Les organisations constatent invariablement que la création de leur premier inventaire de projets en cours et proposés est révélatrice, “je ne savais pas que nous avions tant de choses en cours, pas étonnant nous ne puissions rien délivrer!”. Compter les projets produit une valeur immédiate. Si vous (sur)allouez 130 % de vos ressources humaines aux projets, par exemple, vous pouvez être assurés que certaines choses ne seront pas faites. La réduction du nombre de projets atténue la tension sur les ressources communes, donnant aux projets restants les ressources dont ils ont besoin et éliminant le temps passé par des managers en négociations sur les personnes et autres ressources.

L’inventaire initial de projet découvre souvent des duplications significatives et des dissonances. Par exemple, quand Schlumberger (une société majeure dans le secteur de l’énergie) groupa pour la première fois ses projets informatiques, ils ont trouvé 80 % de chevauchement. Des efforts en double devaient être éliminés et des projets semblables combinés en un projet unique. Schlumberger a sauvé 3 millions de $ seulement par élimination des  redondances de projet.

En observant des projets de la perspective du portefeuille permet de voir les projets moins comme des efforts individuels et davantage comme un ensemble connecté. Les informations et la compréhension sont améliorées. Les interdépendances entre projets peuvent être remarquées. De nouveaux besoins peuvent être évalués en rapport des engagements actuels. L’analyse de portefeuille permet d’examiner des questions telles que, “Comment les ressources pour le Projet A seront-elles impactées si le Projet B est retardé ?” Le portefeuille prolonge la vue au-delà de la gestion de projet individuelle et met en évidence les objectifs et les buts.

Reconnaissant le management de portefeuille de projet comme une activité en continu permet de s’éloigner du coup par coup du management de projet. Le portefeuille établit une philosophie et une culture qui permet visibilité, standardisation et mesures comme moyens pour l’amélioration de processus.

Ce qui suit récapitule hiérarchiquement les avantages typiquement observés de la mise en œuvre des portefeuilles de projet.

Les avantages du Portefeuille de Projet pour le management et le business

  • Supporte l’optimisation  de l’allocation des ressources
  • Standardise la métrique/les méthodes pour les estimations de projet et leur suivi
  • Améliore la communication partout dans l’organisation
  • Promeut la responsabilité pour les investissements projet
  • Force le management exécutif vers le consensus sur les questions de politique

Les avantages du Portefeuille de Projet pour les Directeurs de programmes

  • Moins de projets redondant et se chevauchant
  • Promeut l’objectivité pour la sélection de projet et les priorités
  • Accès plus rapide aux données des projets
  • Suivi cohérent des plannings de projet et dépenses
  • Facilite la coordination inter-de-projet

Les avantages du Portefeuille de Projet pour les Chefs de projet

  • Permet de niveler le terrain de jeu
  • Facilite la communication des besoins, la justification des projets
  • Promeut la réutilisation des informations de projet
  • Clarifie les objectifs et buts du projet
  • Force le management exécutifs/les sponsors à accepter la responsabilité de prise de certains risques de projet

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