Projects With No Dates

http://www.pmhut.com/projects-with-no-dates de Skip Reedy

Dans mon article précédent Why Project Management is Difficult, j’ai suggéré que vous exécutiez votre plan de projet sans afficher aucune date. Pourquoi ? Parce que les gens marchent aux dates. Si quelque chose doit être fait vers la fin de la semaine suivante, la plupart des personnes le feront vers la fin de la semaine suivante, même si elles pourraient le faire dès demain.

C’est en raison d’un Syndrome et une Loi. Le Syndrome de l’Étudiant que vous avez probablement pratiqué à la perfection dans une vie précédente, est toujours vivant et bien réel dans votre vie d’aujourd’hui. Vous avez tant de choses en cours que vous ne pouvez pas entamer la nouvelle tâche avant d’avoir assez de temps devant vous pour la compléter.

Relisez ce billet sur la Loi de Parkinson

Si vous n’êtes pas tout à fait à 100% occupé, la Loi de Parkinson vous aidera à utiliser tout le temps imparti même si cela n’est pas nécessaire. D’abord, il n’y a aucune pression. Ensuite, prendre votre temps créera un meilleur résultat. Troisièmement, Il n’y a aucune raison de le faire plus tôt parce que ce n’est pas nécessaire ou bien le destinataire ne sera pas prêt. Quatrièmement, si vous avez justifié de temps supplémentaire pour le compléter parce qu’il peut y avoir des aléas, vous semblerez ne pas savoir estimer les délais. En tant qu’humains, nous vous voulons toujours paraître sous notre meilleur jour.

L’objectif pour respecter une date de fin avec ces deux comportements est une tentative de pas être en retard ni en avance. Du point de vue d’une tâche individuelle, cela peut ne pas poser de problème. Cependant, quand il y a une séquence de tâches dépendantes, il est très difficile de maintenir la durée complète sous contrôle. Avec une variation normale, quelques tâches seront en avance, mais très peu si nous travaillons par rapport à la date de fin. Avec une variation normale, quelques tâches seront en retard même si nous travaillons par rapport à la date de fin. Cela devient une question sérieuse quand quelques tâches prennent significativement plus long que la date de fin. Il y a très peu de tâches se terminant tôt pour les compenser. Ne pas être en avance ni en retard avec une variation normale devient problématique. En réalité, ce n’est pas évident et s’immisce dans nos vies comme un cauchemar. Pas étonnant les chefs de projet soient usés!

L’approche standard pour protéger le projet de ce dépassement de durée, est d’ajouter des marges de sécurité dans les tâches. M. Parkinson et Mme l’étudiante renient la majorité de cette protection. Donc, nous ajoutons encore plus de marges dans les tâches. Et plus de sécurité et toujours plus.

Vous connaissez le vieux mantra des ventes, “Ce n’est pas grave si nous perdons de l’argent sur chaque vente. Nous le compenserons par le volume. “

Essayez celui-ci, “Ce n’est pas grave si mes tâches ont du mal à être à l’heure, nous le compenserons plus tard. “

Une autre solution doit être utilisée. De là, un plan sans dates.

Blasphème de base: AUCUNE date ? Cela va empirer les choses, non ?

Aucun Délai, aucune pression, aucun exercice d’évacuation, aucun souci, aucun livrable !

Ne m’assassinez pas out de suite !

Les tâches auront des durées. Nous ne savons pas ce qu’elles seront. Pour planifier un projet, nous devons estimer combien de temps elles pourraient prendre.

Pas de dates! Essayons à nouveau.

Ce qui aiderait vraiment serait de savoir de combien de temps la tâche prendra alors qu’elle n’est pas commencée et avant que tous les apports nécessaires ne soient disponibles. Les personnes sont raisonnablement capables de faire le travail en donnant leur pleine attention à la tâche, en travaillant rapidement et diligemment jusqu’à ce que ce soit terminé. Aucun reproche. Demandez de l’aide, si nécessaire. Remettez-le livrable quand il sera prêt.

Une fois que nous choisissons finalement ce nombre, cette durée, nous savons une chose à coup sûr: Ce n’est pas combien de temps la tâche prendra. Cela arrivera plus rapidement ou plus lentement, sera interrompu, rencontrera des incidents, des retards, des changements, une maladie, des vacances et toute autre chose possible.

C’est pourquoi nous mettons partout des marges de sécurité. Et où cette sécurité nous a-t-elle menés ? À un combat pour être à l’heure! Donc nous avons un problème. Nous savons que les tâches ne seront pas faites selon le nombre, la durée que nous avons juste choisie. Cette durée n’a pas beaucoup de flexibilité. Volontairement, nous n’y avons pas  ajouté de marge de sécurité. Cela devrait être juste assez de temps si tout se passe comme prévu. La probabilité est que la tâche prendra plus longtemps que ce nombre. Nous avons besoin de sécurité, mais la sécurité dans une tâche ne résout pas le problème.

La vraie raison est que nous pensons que nous avons besoin de la marge de sécurité pour protéger l’exécution de cette tâche dans les temps. Ce n’est pas ce pourquoi nous en avons besoin. Nous avons besoin de la marge de sécurité pour réaliser le projet à l’heure.

Nous n’avons pas besoin de marge de sécurité dans durée de la tâche, nous en avons besoin dans la durée de projet.

Nous avons besoin de marge de sécurité pour protéger la date d’engagement du projet et nous avons besoin de focaliser notre attention sur l’exécution rapide des tâches.

Ensuite nous avons besoin d’estimations de tâches avec juste assez de temps pour les faire dans un monde imparfait.

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