Project Management Foundations – The Core team

http://www.pmhut.com/project-management-foundations-the-core-team par Steve Hart

Au cœur de la plupart des projets réussis vous trouverez une équipe principale efficace, la « core team » qui est entièrement responsable du management au quotidien du projet. Cela ne doit pas être confondu avec les directions de niveau stratégique qui représentent la fonction clé du comité de pilotage de projet. Le chef de projet est responsable d’assurer que la core team soit effectivement choisie, engagée, et impliquée dans tout le cycle de vie du projet.

Quel est le but de la core team ?

La réponse pratique est que cette équipe pivot est responsable de contrôler le progrès de chacun des livrables clés et de prendre des décisions correctives si le projet devait commencer à prendre du retard sur l’échéancier, ou le budget ou si des changements de contenu majeurs survenaient.

Quels sont les éléments importants d’une bonne core team ?

La bonne équipe comprend les parties prenantes clés qui sont autorisées à représenter une fraction du domaine complet du projet (cette fraction est généralement définie en se basant sur l’organisation ou la compétence/fonction qu’elles représentent). Représenter une partie du domaine  signifie que le membre de la core team a la responsabilité de fournir la connaissance sur son secteur d’expertise et de prendre/influencer les décisions qui ont un impact sur ce domaine d’expertise. Plusieurs facteurs clés entre en jeu dans ce processus d’identification de la core team :

• Diversité : la diversité est un élément clé de la core team, parce qu’il est critique que des différentes perspectives du projet et des livrables soient suffisamment représentées sur l’équipe principale de management de projet. Ces perspectives devraient être représentées dès le premier jour. Beaucoup de chefs de projet sont tentés d’exclure des groupes de la core team jusqu’à ce qu’ils soient impérativement nécessaires pour exécuter des activités spécifiques de projet.
• Inclusif versus efficace : la core team n’est pas l’équipe projet toute entière qui travaille sur les différentes activités du projet. Le dimensionnement convenable de l’équipe principale est critique au bon management du projet. En tant que chef de projet vous devez trouver le juste milieu entre l’inclusion des bonnes personnes dans le management au quotidien du projet et la création d’une équipe trop grande pour prendre efficacement des décisions. Selon mon expérience, la taille appropriée se situe quelque part entre 6 et 10 personnes.
• Évaluation de l’Organisation : le type d’organisation dans laquelle vous travaillez influence significativement la façon dont la core team est formée (dépeint dans le graphique ci-dessous). Dans une organisation fonctionnelle, c’est généralement le leader fonctionnel qui représente son secteur/service sur la core team. Dans une organisation matricielle et de projet, la core team est généralement formée en se basant sur le rôle des personnes assignées au projet. Le type d’organisation a aussi un impact sur le rôle du chef de projet et son autorité sur le projet (de limité dans une organisation fonctionnelle, à la pleine commande dans une organisation par projets).

Management de projet dans des types d’organisation différents

Recrutement des membres de la core team

Les facteurs décrits ci-dessus représentent des considérations clés en exécutant les étapes suivantes pour choisir l’équipe principale :

• Déterminez quels rôles devraient être inclus sur la core team. Je constate que la méthode la plus efficace est de rechercher les rôles sur le diagramme de RACI en prenant le R comme le plus significatif (Responsable).
• Décidez quels membres de l’équipe projet peuvent accomplir ces rôles. Si l’équipe n’a pas été formée, la question devient: quelles personnes dans l’organisation peuvent accomplir ces rôles ?
• Déterminez si la composition de la core team doit être ajustée en fonction des trous entre les rôles sur la core team et les personnes assignées à l’équipe.

Le tableau suivant fournit un exemple d’assemblage d’une core team, basé sur la propriété des livrables majeurs du projet. La propriété ne reflète pas nécessairement la personne qui réalisera ou gérera le livrable, mais plutôt la personne qui en sera responsable. Responsable signifie que c’est ce rôle qui assurera que la qualité, le contenu, l’échéancier et les coûts du produit satisferont les attentes établies dans le plan projet de référence. Les livrables majeurs qui n’auront pas de propriétaire explicite sur la core team représentent généralement un DRAPEAU ROUGE (un risque projet), parce que le chef de projet aura probablement à manager ces livrables à l’extérieur de l’équipe de direction de projet par “un processus d’exception”.

Exemple de core team

Vous constaterez que des personnes multiples peuvent être nécessaires pour accomplir des rôles spécifiques si une personne ne peut pas adéquatement représenter le contenu complet du produit sur la core team. De plus, des rôles spécifiques peuvent être remplis par des consultants externes ou des tierces parties.

Obtenir l’accord des parties prenantes, des directeurs fonctionnels et des autres managers de ressources de vous confier les bonnes ressources pour votre core team peut représenter un réel défi. Avoir 1-un plan de management de projet avec des jalons de haut niveau et des rôles et responsabilités bien définis, 2-le support de Sponsor de Projet pour l’initiative et 3-une définition claire des livrables (sous forme de WBS) pour référence pendant la discussion avec les managers de ressources, rendra ce processus beaucoup plus facile. En assemblant la core team il est important d’interagir avec les membres potentiels pour comprendre comment ils voient le projet et ce qu’ils pensent du business case (bénéfices, contenus, dates cibles). C’est un bonus que d’obtenir des ressources qui soient passionnées par certains aspects de l’initiative (bénéfices pour leur organisation, occasions d’apprendre pour eux-mêmes, dynamique d’équipe).

Démarrage de la core team

Avant le démarrage complet du projet, la core team est rassemblée pour une réunion de planification (ou une série de réunions, selon la complexité du projet). La réunion de planification permet de mettre à niveau les membres de la core team sur les efforts de planification complétés à ce jour (avant qu’ils n’intègrent l’équipe) et de lancer la planification des livrables restant. Le Chef de projet facilite la discussion sur les livrables de planification complétés jusqu’à présent (la charte de projet, des dates de jalons/cible, la déclaration de contenu, le RACI et le Plan de Management de projet). S’assurer que chacun est clair sur son rôle sur le projet est l’un des sujets essentiels à ce moment de formation de la core team.

La réunion de planification de la core team sera mieux structurée de la façon suivante :

• Buts et objectifs
  • Communiquez des informations sur le projet utilisant les artefacts de projet créés jusqu’à présent
  • Partagez une compréhension commune de rôles et des responsabilités
  • Commencez le processus de compléter la planification du reste des livrables
• Activités / Sujets de Discussion
  • Introduisez les personnes (particulièrement important pour nouveaux projets, avec une équipe transverse variée)
  • Revoyez les livrables de projet (le mieux est de fournir l’accès à ces livrables en avance sur la réunion, pour que le temps soit utilisé efficacement à couvrir des questions ouvertes)
  • Établissez les priorités de la core team et commencez à travailler sur les livrables de planification qui manquent.

Bonnes pratiques de core team

La liste suivante récapitule les bonnes pratiques associées à la sélection, le recrutement et démarrage de votre core team :

• Choisissez avec discernement votre core team
  • La diversité de l’équipe en termes d’expériences, de perspectives et de talents améliore significativement des résultats de projet.
  • Dimensionnez bien l’équipe pour accomplir la tâche à faire : manager les opérations quotidiennes de projet. Assurez-vous que l’équipe peut bien prendre possession des livrables de projet, mais n’est pas trop grosse pour  gérer efficacement la dynamique d’équipe.
  • La core team devrait être formée d’une façon qui soit en accord avec l’organisation qui pilote le projet.
• Travaillez avec les bonnes personnes pour trouver les bons membres de l’équipe
  • Communiquez clairement avec les managers de ressources (à propos du projet et des besoins en ressources).
  • Utilisez à bon escient le sponsor de projet pour gagner du support pour l’initiative.
  • Obtenez l’adhésion des membres potentiels de la core team (pour comprendre leur engagement dans l’initiative et leur confort par rapport à leur rôle).
• Faites l’effort de bien recruter et staffer progressivement la core team
  • Passez du temps pour en faire une vraie équipe.
  • Communiquez clairement les plans développés jusqu’à présent. Vous voulez que l’équipe principale “possède” les plans, même s’ils n’ont pas été impliqués dans la construction de toutes les décisions ou la création de tous les livrables de planification.
  • Concentrez-vous sur l’obtention d’une progression immédiate sur le travail qui reste à faire. Alignez rapidement la core team sur les priorités du projet et l’appropriation des étapes suivantes.

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