Common Estimating Mistakes

Brad Egeland

Je suis généralement de l’avis que la capacité de faire de bonnes estimations est beaucoup plus un don que toute autre chose. Quelques personnes peuvent le faire et certaines ne prennent jamais le coup pour le faire; c’est un peu comme la différence entre un stratège au football qui peut lire le potentiel de la défense adverse juste en la regardant et celui qui n’y parvient jamais. Le succès sera difficile à atteindre pour le second si jamais il y parvient .

Cela n’a pas grande importance que vous soyez bons ou pas pour fournir des estimations, c’est un mal nécessaire et ce doit être fait. Vous vous retrouverez souvent à exécuter cette tâche plusieurs fois pendant le projet. Bien que je le considère comme un don de manière générale, je me rends bien compte qu’il y a quelque chose qui peut être appris – donc vous feriez mieux de comprendre comment bien le faire si vous n’êtes pas encore un pro. Vous vous trouverez devant le besoin d’évaluer des tâches individuelles en termes de coût et de durée, d’effort pour des demandes de changement et de dates d’achèvement pour le travail que souhaite le client. Le chef de projet et l’équipe doivent être prêts à fournir quelques réponses significatives quand ces questions surviennent.

Même si vous semblez avoir un don pour l’estimation, il y a toujours les problèmes qui peuvent la rendre vide de sens ou fortement imprécise – certains sont sous votre contrôle et d’autres pas. Voici quelques problèmes courants d’évaluation qui peuvent souvent impacter négativement votre projet :

Gonflement : Quand l’estimateur (qui est souvent aussi la personne qui exécutera le travail) inclut un facteur de confort ou une marge de sécurité sans que vous le sachiez. Ce coussin a pour but de l’assurer qu’il ou elle respectera ou fera mieux que l’estimation. Il est conçu pour lui donner le beau rôle, mais il vous laisse avec une estimation imprécise.

Optimisme excessif: Quand l’estimation que vous faites ou recevez est basée sur des scénarios de meilleurs cas à tous les niveaux, vos chances de l’atteindre sont minces (ou du moins fort risquées). Vous ne feriez pas de budget pour votre foyer basé sur tout se déroulant parfaitement bien tout le temps sans aucun risque d’une panne d’un appareil ou une réparation de voiture, n’est-ce pas ? Ne le faites pas ici non plus. Les problèmes surviennent, n’essayer pas de toujours vous accommoder des risques; faites une évaluation réaliste.

Mauvais besoins : si les besoins ne sont pas assez détaillés ou la portée de travail mal définie, il est presque impossible de fournir une estimation précise. Vous pouvez essayer, mais l’évaluation de l’inconnu est extrêmement difficile et, habituellement, vous vous préparez vous-même et le projet pour un échec. Revenez en arrière et mettez plus de détail dans les besoins de proposer une estimation détaillée sur laquelle vous allez mettre votre nom.

Omission : c’est semblable à la portée mal définie. Ce n’est pas seulement le manque de détail – c’est le manque d’éléments qui doivent être estimés. Cela ressemble à l’architecte qui a conçu une bibliothèque et s’est ensuite demandé pourquoi chaque année la bibliothèque terminée s’enfonçait de quelques centimètres : Il a oublié de prendre en compte le poids des livres. L’omission peut finir par être catastrophique. Assurez-vous que vous avez tous les détails et prenez-les en compte.

Différents niveaux: Quand l’estimateur et l’exécutant de la tâche ne sont pas la même personne et ne possèdent pas les mêmes compétences et expérience. L’estimation court le risque d’être loin de la marque si les compétences de l’exécutant de la tâche sont soit surestimées soit sous-estimées. Il vaut mieux impliquer l’exécutant réel de la tâche dans le processus d’estimation chaque fois que c’est possible.

Être mis sous pression : Quand on insiste pour avoir une estimation dans l’instant, il est extrêmement difficile de fournir quelque chose de vraiment utilisable. Une bonne évaluation a besoin d’un certain temps de réflexion et d’analyse. Le danger est que l’estimation grossière demandée soit à posteriori inclue comme une estimation finale et que vous soyez maintenant tenus de la respecter. Prenez garde.

Oublier le facteur risque : Celui-ci est quelque peu comme l’omission et également comme être excessivement optimiste. L’incertitude et le risque doivent être pris en considération. Je n’ai jamais eu de projet ou de demande de changement qui ne comportait pas au moins un certain degré de risque et d’incertitude. Assurez-vous d’inclure la quantité appropriée de facteur de risque dans votre estimation – selon, bien sûr, le type de travail à faire. Faites-en un facteur significatif et spécifique, pas un facteur standard que vous ajouteriez dans toute estimation que vous créez.

Pression d’en haut : ne vous laissez jamais coincer dans une estimation basée sur des objectifs et des échéanciers difficiles que la direction vous imposerait. Cela dit, si vous êtes forcés dans cette situation, assurez-vous de les laisser savoir (l’écrire par le sang si nécessaire) qu’il y a du risque dans cette estimation et que vous n’êtes pas à l’aise avec cela. Cela ne vous empêchera pas nécessairement d’être viré si le pire devait arriver, mais peut-être en tirerez-vous un peu de réconfort.

Ne pas impliquer “ceux qui font” : Finalement, c’est simplement une bonne pratique que que d’inclure les acteurs réels des tâches dans le processus; c’est ainsi que vous allez obtenir votre estimation la plus précise. Leur transmettre une estimation dans laquelle ils n’aient eu aucun apport est une recette pour l’échec. Non seulement est-elle probablement imprécise, mais l’acteur de la tâche peut aussi vous en vouloir d’être forcé d’adhérer à une estimation de leur travail à laquelle ils sont étrangers. S’ils faisaient partie du processus, ils se sentiraient plus engagés à atteindre ou faire mieux que cette estimation.