5 Lessons Project Management Can Learn From The Aviation Field

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de Mark S Kenny

Introduction

Les organisations ont un besoin désespéré de générer des résultats prévisibles et de manager le risque inhérent à presque toutes leurs initiatives de gestion de projet. Ceci est vrai qu’ils conçoivent des produits, fournissent des services à leurs clients, managent la technologie, mettent en œuvre une initiative gouvernementale, ou tout autre projet. Le but de ce livre blanc est d’identifier cinq leçons (il y en a beaucoup plus) que le management de projet peut apprendre du domaine de l’aviation pour réaliser cet objectif de résultats prévisibles et de risque managé.

Pourquoi l’Aviation ?

L’aviation est une source riche d’informations parce qu’elle est déjà passée par la douleur et les conséquences de ne pas avoir de résultats prévisibles et elle a en grande partie traversé cette difficulté. Cela ne veut pas dire que l’aviation soit parfaite, mais l’aviation a réalisé le travail remarquable de prendre une activité en soi risquée (le vol) pour générer des résultats sûrs et prévisibles. Elle a appris ce qui est nécessaire.

Le management de projet ne produit pas de résultats prévisibles au même degré que l’aviation les réussit. Cela peut être en raison du fait que les conséquences d’un échec dans l’aviation sont beaucoup plus élevées que les conséquences d’un échec dans le projet typique que nous manageons.

Cette idée des conséquences fait que nous ciblions l’aviation comme une bonne source. L’aviation a été forcée de développer les méthodes de management des risques afin de créer des résultats prévisibles. Beaucoup de ces leçons que l’aviation a déjà été forcée d’apprendre peuvent être appliquées directement au management de projet.

1. Mettre en œuvre des Processus Prévisibles et Standardisés

Quand vous volez, vous ne pouvez pas faire les choses sur un coup de tête. Il y a des procédures spécifiques que vous devez suivre. Quand un avion de ligne se présente pour atterrir, il y a de certaines choses à faire à certains moments : quand les volets se baissent, quand le train d’atterrissage descend, l’approche spécifique de vol d’un aéroport spécifique. S’il y a une urgence, il y a une procédure pour chacune. Les pilotes ne se demandent pas quoi faire. Ils ont été formés pour suivre de certaines procédures.

L’aviation a reconnu la super importance de créer ces processus prévisibles quand le risque est présent. Par exemple, en s’approchant d’un aéroport majeur, il y a des procédures documentées et publiées que chaque pilote doit suivre appelées « Standard Terminal Arrivals » (ou STARs). Le pilote passera en revue ces procédures avant même qu’il ne décolle. Quand ils sont informés par le contrôle de trafic aérien quelle procédure STAR est actuellement utilisée, ils savent exactement ce qu’ils feront et comment ils voleront. Il n’y a aucun “je me demande comment nous devrions approcher Atlanta aujourd’hui ?”

Le management de projet ne peut pas créer des résultats prévisibles s’il ne met pas en œuvre de la même façon des processus prévisibles et standardisés pour exécuter des opérations normales ainsi que toutes éventualités.

Voici certaines des directives spécifiques que nous pouvons apprendre de l’aviation quant à la mise en œuvre de ces processus :

• Les processus doivent être bien documentés et accessibles.
• Chacun doit suivre les processus.
• Chacun doit être continuellement formé sur les processus.
•  Les processus doivent être continuellement évalués et améliorés avec le temps.

Il y a plusieurs avantages à exécuter cela dans nos pratiques de management de projet. Ces avantages incluent :

•  Éliminer la confusion (chacun connaît les étapes et les activités appropriées).
• Fournir un plan clair sur la façon de produire le résultat désiré.
• Communiquer sur le résultat désiré.
• Réduire la charge de travail en éliminant les communications, les prises de décisions et les activités inutiles qui devraient être routinières.

De la même façon que l’aviation a créé des procédures standardisées pour créer un résultat prévisible d’atterrissage sur un aéroport majeur (en faisant ainsi une routine sûre), le management de projet a besoin de procédures standards pour créer un résultat prévisible pour un nouveau produit, une mise en œuvre client, un nouveau service, ou quoi que puisse être le résultat escompté.

2. Définition de Rôles et Responsabilités Clairs

Des rôles et des responsabilités clairs sont critiques dans l’aviation. Chaque pilote connaît sa responsabilité pour chaque phase de vol et chaque éventualité. Par exemple, quand un avion de ligne décolle, un pilote est le pilote de vol et est concentré sur faire voler l’avion. L’autre pilote est le pilote de soutien et fait presque tout le reste comme discuter avec le contrôle de navigation aérienne, annoncer les vitesses relatives et remonter le train d’atterrissage et les volets aux instants appropriés.

Dans l’incident sur le fleuve Hudson pour le vol 1549 de US Airways a été posé sur l’eau, il y a eu un échange bref mais intéressant sur la transcription d’enregistreur de voix de cabine. Le premier Officier Skiles était le pilote volant, mais après l’incident avec les oiseaux, le Capitaine “Sully” Sullenberger a dit “My Aircraft”. Personne n’a donné aucune explication ou instruction supplémentaire, mais les deux pilotes savaient que leur rôle venait de changer. Le capitaine Sully était maintenant le Pilote Volant et le focus du Premier Officier Skiles s’est porté sur sortir la liste de contrôle du moteur de secours.

La raison de ces rôles et responsabilités clairs est due aux répercussions s’ils n’existaient pas. Dans un événement moins connu pendant le programme spatial Apollo, Gene Cernan et John Young ont vu leur module lunaire Apollo 10 (avant l’alunissage) échapper à tout contrôle. Ils ont pu corriger la situation, mais la cause première était un simple commutateur mal positionné. Un pilote positionne le commutateur dans une position. L’autre pilote le remet accidentellement dans l’autre position, ne réalisant pas ce que le premier pilote l’avait déjà fait. Il n’y avait pas de d’indication limpide sur qui positionnerait le commutateur.

Combien de fois dans le management de projet y-a-t-il eut beaucoup d’activités inutiles, le manque de prise de décisions, de duplication d’effort, ou d’initiatives rivales simplement parce que les rôles et des responsabilités n’ont pas été clairement définis ?

L’expérience de l’Aviation offrirait des leçons de valeur à mettre en œuvre dans le management de projet incluant :

• Documenter des rôles et responsabilités (par opposition à faire des suppositions).
• Cadrer les rôles et responsabilités de chaque projet.
•  Cadrer les rôles et des responsabilités de chaque processus (qui peut être utilisé sur de multiples projets).
• Communiquer régulièrement sur les rôles et responsabilités (au lieu d’assumer que chacun les connaît et les comprend).
• Tenir les responsabilités.
• Passer continuellement en revue et mettre à jour responsabilités quand nécessaire.
• S’assurer que quelqu’un a l’autorité de prendre une décision.

Il y a plusieurs outils et les méthodologies pour l’accomplir, y compris la création d’une matrice RACI. Un argument utilisé communément est que les gens n’ont pas le temps pour une telle définition. Cependant, c’est précisément l’un des avantages de le faire: éliminer tout le temps gaspillé parce que les gens ne comprennent pas le rôle de chacun.

Les avantages supplémentaires incluent :

• Comprendre qui a l’autorité de prendre une décision.
• Prévenir les activités en compétition.
• Savoir qui tenir informé.
• Implémenter les responsabilités appropriées.

Si vos projets semblent échapper lentement à tout contrôle, définir les rôles et les responsabilités peut être un bon point de départ.

3. Implémenter la notion de Responsabilité

L’aviation n’assume pas que chacun va suivre les processus standards et tenir ses responsabilités. Elle met en œuvre des mesures de responsabilité pour s’assurer que c’est bien le cas.

Les pilotes doivent régulièrement suivre des formations où ils apprennent de nouvelles procédures, mais où ils sont aussi évalués pour s’assurer qu’ils suivent les procédures appropriées et ont entretenu un niveau de compétence adéquat. Cela ne s’arrête pas là. Les nouveaux pilotes volent au début avec un pilote instructeur pour être certain qu’ils suivent bien ce que leur formation leur a enseigné. Tous les pilotes doivent de temps en temps voler avec un aviateur contrôleur qui évalue la performance du pilote dans des situations réelles. Les capitaines tiennent leurs Premiers Officiers responsables de suivre les procédures appropriées.

Quand les procédures ne sont pas correctement suivies, il y a un très clair chemin d’actions. Cela peut être aussi sévère qu’un rapport à la Fédération d’aviation, le renvoi, ou peut-être une visite au bureau du chef des pilotes de la compagnie aérienne.
La responsabilité est parfois dénigrée dans le management de projet mais c’est important. Si les personnes ne sont pas tenues responsables de suivre des procédures standardisées, quelle valeur ont ces procédures ? Pas beaucoup. Si vous essayez de mettre en œuvre des résultats prévisibles, comment pouvez-vous prévoir le résultat d’une série d’activités où les personnes ne seraient pas responsables d’exécuter ces activités de façon prévisible ? Vous ne le pouvez pas.

La responsabilité fournit beaucoup de bénéfices au management de projet comme elle le fait dans l’aviation :

• Elle fournit une vue claire de ce que l’on attend de chacun.
• Elle fournit une compréhension claire de ce qui arrive quand les attentes ne sont pas respectées.
• Elle assure que les activités seront exécutées de façon prévisible, contribuant ainsi à un résultat prévisible.

4. Employer une Formation Effective

La plupart des personnes supposent que les pilotes qui pilotent leur avion de ligne ont été correctement formés, mais ils n’y pensent pas davantage. Le fait est que la formation est une partie énorme du paradigme de l’aviation et pour une bonne raison. Qui voudrait prendre un vol avec sa famille et mettre leurs vies dans les mains de pilotes mal formés ?

Il y a deux ou trois facettes clés de la formation dans l’aviation :

• La formation est continue.
•  La formation est complète et diverse.

Nous voyons souvent la formation comme un événement unique dans le management de projet. Nous recevons une formation sur un nouveau système ou obtenons une certaine certification ou apprenons une certaine méthodologie. Dans l’aviation, la formation est une partie continue de la culture pour créer un résultat sûr et prévisible.
Les pilotes passent des semaines de formation quand ils sont recrutés par une compagnie aérienne. Après cette formation intense initiale, ils exécutent une formation pratique supplémentaire sous surveillance et une formation particulière en une pour un. Cela ne s’arrête pas là. Au moins une fois par an, les pilotes doivent suivre de lourdes formations en salle de cours et en simulateur.

La formation continue qu’ils subissent est aussi complète et diverse dans sa portée. Elle n’est pas concentrée sur un seul secteur, comme la technologie ou comment piloter un avion.

La formation inclut au minimum les aspects suivants :

• Formation sur les politiques.
• Formation sur les procédures standardisées.
• Formation sur les règles et règlements.
• Formation sur les rôles et responsabilités.
• Formation sur le management du personnel de cabine (comment travailler mieux ensemble).
• Formation sur la façon de piloter l’avion (compétences).
• Formation sur la façon d’utiliser la technologie dans la cabine.
• Formation sur les systèmes de vol de l’avion qu’ils dirigeront.
• Formation sur les éventualités.

Notre formation dans le management de projet est souvent un unique événement ou est concentrée sur la technologie au lieu de s’assurer que chacun ait la connaissance et les compétences pour créer un résultat prévisible pour l’organisation.
En appliquant l’expérience de l’aviation, notre formation de management de projet devrait se transformer en programme de formation continue. Cela ne signifie pas que cela doive toujours être de la formation conventionnelle, mais intentionnellement continu.

La formation doit aussi couvrir les secteurs essentiels suivants :

• Formation sur les processus standards de l’organisation et comment les suivre.
• Formation sur rôles et responsabilités.
• Formation sur des compétences (comment être un bon chef de projet ou un bon membre de l’équipe).
• Formation sur la technologie qui sera utilisée pour dérouler les processus et obtenir des résultats prévisibles.

Vous ne pouvez pas vous attendre à un résultat prévisible si vous n’apprenez pas régulièrement aux personnes à créer ce résultat prévisible.

5. Utiliser Outils et Technologie Appropriés

Il y avait un article dans une récente édition de revue périodique d’aviation qui mentionnait un avion de ligne de génération plus récente comme “un ordinateur portable de 320 tonnes.” Cela se référait au fait qu’il y a beaucoup de technologie dans les cabines de pilotage actuelles. En fait, quand un pilote change pour un nouvel avion, une grande partie de la formation n’est pas sur comment piloter l’avion, mais sur la technologie et les systèmes embarqués qui doivent être maîtrisés.
L’aviation utilise la technologie pour exécuter un certain nombre de rôles d’assistance comme la position situationnelle pendant chaque phase de vol et pour exécuter des tâches ordinaires qui peuvent être automatisées.
Si nous mettons cette leçon dans la perspective de ce que nous avons appris jusqu’ici, il devrait aussi être reconnu que l’utilisation des outils et de la technologie est une partie importante de la prévisibilité de l’aviation.

Cela signifie simplement que :

• La technologie n’est pas considérée comme non importante dans l’objectif d’atteindre des résultats prévisibles.
• La technologie n’est pas aussi excessivement mise en exergue par rapport à d’autres aspects comme la création de processus standardisés.

Il y a des leçons claires à en tirer dans le management de projet. Trop souvent dans le management de projet nous concentrons trop sur les outils et pas suffisamment sur les processus, ou nous nous concentrons sur les processus, mais utilisons de pauvres outils comme des tableurs. Dans tous les cas, il est difficile de créer un environnement de résultats prévisibles.

Spécifiquement, dans le management de projet nous devons utiliser les bons outils qui :

• Supportent nos processus normalisés.
• Fournissent une conscience situationnelle.
• Fournissent les informations à jour dont l’organisation a besoin.
• Fournissent des informations clés sur les problèmes.
• Automatisent les choses qui peuvent facilement être automatisées.
• Fournissent les données à partir desquelles apprendre et améliorer les processus.

La technologie dans le bon contexte et la bonne utilisation fournit un autre pilier afin de créer ces résultats prévisibles.

Conclusion

L’aviation a déjà appris par beaucoup d’expériences (certaines bonnes et d’autres pas si bonnes) les leçons importantes sur la façon de créer des résultats prévisibles et de gérer le risque inhérent. Elle fournit une bonne source des informations qui peuvent être appliquées à nos pratiques de management de projet.

Spécifiquement, le management de projet a besoin :

• Mettre en œuvre des processus prévisibles et standardisés
• Définir des rôles et des responsabilités
• Implémenter la notion de responsabilité
• Employer une formation effective
• Utilisez les Outils et Technologie Appropriés

Bien que ce ne soit certainement pas une liste extensive des leçons qui peuvent être apprises, celles-ci fournissent un bon point de départ pour créer les processus prévisibles dans le management de projet dont nos organisations ont aujourd’hui désespérément besoin.

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