“Communication in Project Management – Communicating what Matters” par Thomas Cutting

Plusieurs des idées autour du management de projet se concentrent sur « communiquer ce qui importe ».  Ceci ne devrait pas être une surprise. Certains ont estimé que 80% du management de projet est communication. D’autres plaident que 63% de toutes les statistiques se font dans l’instant.

La marque d’un excellent chef de projet est de communiquer la bonne quantité d’information aux bonnes personnes dans le bon format et au bon moment : lui donnant toute son importance.

La bonne quantité

Nous avons tous assisté à de longues réunions agrémentées de présentations qui ont rempli complètement notre matinée de quatre heures et débordé sur le déjeuner. Si vous êtes comme moi, vous avez saisi le concept, l’impact et les attentes sur le sujet dans les 20 premières minutes, mais vous devez supporter le reste de la torture. En vérité, j’ai probablement donné certaines de ces présentations.

Le but de toute communication est de permettre à l’assistance de prendre des décisions informées. C’est vrai quand vous envoyez un courrier électronique ou présentez lors d’une réunion. Fournissez toute l’information dont ils ont besoin ; n’omettez rien important. Récapitulez le contenu et placez le focus sur l’information pertinente. Vous voudrez avoir toutes les preuves en appui ou contenus disponibles, mais attendez qu’ils les demandent avant de les en inonder.

Suggestions additionnelles :

• Si on vous a demandé de produire un rapport, vérifiez le contenu et le niveau de détail avant de commencer.
• À l’ouverture de la session, exposez où vous voulez en venir et demandez si vous êtes dans la bonne direction.
• Relisez votre courrier électronique depuis la perspective du receveur. Est-il organisé logiquement ? Votre question principale est-elle récapitulée dans les deux premières phrases ? Êtes-vous trop verbeux ?

Les bonnes personnes

N’avez-vous jamais été à une réunion et pensé, « pourquoi m’ont-ils encore invité ? »

Ou de que diriez-vous de parler avec quelqu’un pendant une heure pour les entendre seulement répondre, « je ne suis pas la personne avec laquelle vous devez parler. Vous devez parler à Joe Smith à la comptabilité. » Pourquoi ne m’en ont-ils pas informé dans les 5 premières minutes ? ! ?

Un point de communication critique est la zone addresse « à : » sur votre email. Vérifiez-la deux fois avant de taper envoi. Veillez à ne mettre en copie que l’assistance désirée. Évitez de choisir « réponse à tous » à moins que vous le vouliez vraiment ou que vous enleviez les noms inutiles.

Veillez à atteindre la bonne personne. Dans le chapitre PMI de Orange County il y a une personne appelée Tom Cumming. Comme nous sommes deux actifs dans le chapitre, nous recevons constamment des email destinés à l’autre. Faire cette erreur n’est pas trop grave, mais si un « Joe Smith » est le Président et l’autre est le type de la comptabilité que vous avez voulu contacter, faites attention.

Suggestions additionnelles :

• Les listes d’adresses sont essentielles. En créer une pour chaque projet fera gagner du temps lors de l’envoi des communications. Veillez à les tenir à jour quand des gens rejoignent et quittent l’équipe.
• Si vous n’obtenez pas de réaction sur des emails ou les gens ne viennent pas à vos réunions, vérifiez qu’ils reçoivent vos communications.
• Dans le doute, demandez. Un simple appel téléphonique, « j’essaye de joindre la personne responsable de… » peut sauver beaucoup d’explications plus tard.

Le bon format

Ceci m’est apparu de avec une clarté saisissante sur un projet spécifique. Je n’ai pas fourni le calendrier et le statut du projet dans un format qui soit utilisable par mon client. La direction du projet était dans les temps sur notre programme. Nous étions tout à fait en conformité avec le budget. La portée était convenablement ciblée.

Cependant, parce qu’elle n’a pas été livrée dans le format qui était prévu, j’ai raté le coche. Une fois que cela fut réparé, les choses ont progressé beaucoup plus facilement.

Si vous êtes nouveau dans le département ou la compagnie, demandez à d’autres de vous aiguiller dans la bonne direction. S’il y a un PMO, il y a habituellement un format. Ne réinventez pas ce qui existe déjà.

Suggestions additionnelles :

• S’il y a plusieurs versions d’une communication régulière en service (ex. rapport sur l’état d’avancement des travaux, demande de ressource, charte projet, etc.), efforcez-vous de les normaliser. L’uniformisation vous fera gagner du temps à la création et pour le destinataire lors de sa revue.
• Les modèles doivent être passés en revue et mis à jour régulièrement pour vous assurer qu’ils répondent aux besoins de l’assistance visée.
• S’il y a une réunion, rapport, ou modèle qui n’est plus nécessaire débarrassez-vous-en.

La présentation de la bonne quantité d’information aux bonnes personnes dans le bon format vous offre au moins une possibilité de « communiquer sur ce qui importe ».

Tags:communications