trucs et astuces avec MS Project – MS Project Tips

Traduction approximative…

Je viendrai aux détails de l’utilisation de cet outil, mais permettez-moi d’abord d’expliquer pourquoi je me réfère à une marque spécifique d’outil de gestion de projet. La plupart d’entre nous dans la profession de chef de projet utilisent MS Project de Microsoft pour nous aider à planifier, organiser et suivre nos projets. Cela ne veut pas dire qu’il n’y en a pas d’autre, également de valeur; mais MS Project possède la plus grande base d’utilisateurs et c’est celui avec lequel je suis familier, donc c’est celui sur lequel je base cet article. Les astuces contenues cet article peuvent, ou pas s’appliquer à d’autres outils de planification de projet.

À propos, ce n’est pas un cours de formation, ou un didacticiel sur la façon d’utiliser MS Project. Je suppose que vous avez atteint un certain degré de compétence avec l’outil, assez au moins avoir eu quelques mauvaises expériences avec lui. Il y a beaucoup de cours disponibles de Microsoft et d’autres qui vous apprendront les principes de base d’utilisation de l’outil. Essayez l’un d’entre ceux si vous manquez de compétences fondamentales dans l’utilisation de l’outil.

MS Project est là pour vous faire gagner du temps. C’est un outil riche en fonctionnalités et qui supporte beaucoup de fonctions simples et moins simples qui deviennent très utiles pendant le déroulement du projet. Le problème avec l’outil est que, comme la plupart des outils logiciels riches, il nous fournit assez de corde pour nous pendre et cela m’est arrivé. Faire en sorte que l’outil travaille pour soi exige que d’utiliser judicieusement ses fonctionnalités.

Le fait que l’outil permette de définir un rapport de type prédécesseur/successeur entre deux tâches ne veut pas nécessairement dire que vous devriez le faire. Une sur-utilisation des fonctions offertes par MS Project peut rendre la gestion de l’outil  très consommatrice de temps, accaparant le temps de taches plus importantes du management de projet. Quelques organisations en ont souffert à un degré tel qu’elles ont renoncé à essayer de manager à la fois le projet et l’outil et ont embauché “un administrateur” de projet juste pour gérer MS Project! Les règles simples qui suivent sont destinées à vous aider à éviter ces problèmes et faire en sorte que ce soit l’outil qui travaille pour vous!

1. N’essayez pas de forcer trop de tâches dans l’outil.

Plus vous suivez de tâches, plus d’effort sera nécessaire pour faire des modifications et vous devrez faire des changements. J’ai constaté que le nombre optimal de tâches est plusieurs centaines. Ma limite est 600 mais vous pouvez voir si davantage ou moins de tâches fonctionne mieux pour vous. Si vous gérez un projet grand et complexe, il peut être mieux de répartir le travail en sous-projets. C’est plus facile à faire si vous avez des équipes différentes dans votre projet avec des leaders ou des managers pour chaque équipe. Divisez le projet en sous-projets et rendez chaque équipe ou chef de sous-projet responsable de leur fichier MS Project propre. Agrégez les livrables clefs et les jalons dans votre plan d’ensemble et mettez à jour votre plan seulement quand l’un de ces livrables ou jalons change. Même si vous n’avez pas de responsable d’équipe ou manager, cela rendra en réalité votre travail plus facile si vous divisez le travail en plusieurs fichiers MS Project et les gérez individuellement.

2. Ne vous laissez pas emporter lors de votre découpage du travail.

Découpez le travail jusqu’à ce que vous ayez un ensemble de lots de travail que vous pouvez utiliser pour gérer le travail et arrêtez vous. Aller plus loin, juste parce que le lot contient des composants n’ajoute aucune valeur et crée du travail supplémentaire. Par exemple, disons que votre projet livrera un système logiciel. La partie du travail que vous devez suivre à la trace est la création de divers composants logiciels. Chaque module, fonction, ou  sous-programme doit être testé unitairement, mais le suivi de l’avancement de ces tests unitaires vous aide-t-il à suivre l’avancement du travail ? Bien sûr que non. Le module, la fonction, ou le sous-programme ne sont pas terminés avant d’avoir été testé unitairement et mis au point (et débogué). N’essayez donc pas de suivre à la trace les tests unitaires. Une fois que le logiciel a été produit, testé et enregistré dans la bibliothèque, vous pouvez marquer le travail comme complété. Des changements qui exigent que le logiciel soit modifié ou éliminé changeront aussi le test unitaire requis. Quand le travail a été découpé en lots de travail avec un propriétaire et dont vous exigerez qu’il vous fasse un rapport d’avancement, arrêtez-vous, vous êtes allez aussi loin que nécessaire.

3. Utilisez judicieusement la capacité à créer des dépendances entre tâches .

Cette fonctionnalité est la plus utile pour manager le travail sur le chemin critique. Sa fonction clef est de propager un changement de la date d’une tâche sur celles qui suivent. Elle supporte la définition d’interrelations de type un à une, un à plusieurs, “plusieurs à un” et “plusieurs à plusieurs”. Vous constaterez cependant qu’à moins que vous ne soyez extrêmement prudents dans la définition de ces relations, un changement de la date de fin d’une tâche peut avoir un effet inattendu sur la date de livraison finale, et vous passerez des heures à essayer d’identifier l’interrelation qui a mené à ce résultat inattendu. Utilisez cette capacité uniquement pour suivre les dépendances “dures”. Avant la définition de la dépendance, posez-vous cette question : “est-ce que le responsable de la tâche suivante a besoin d’être notifié que la tache précédente est achevée?”. Si la réponse est négative, réfléchissez-y a deux fois avant de créer une relation de dépendance dans l’outil. Prenons un exemple dans le bâtiment. Vous définissez la coulée des fondations comme un livrable. Le béton doit sécher avant que vous ne puissiez commencer à monter les murs et les maçons devraient être notifiés quand le béton a séché suffisamment pour commencer le travail. Vous devriez définir la coulée des fondations (avec un délai pour que le béton sèche) comme un prédécesseur, et le début de la construction des murs comme un successeur. Vous ne devez pas attendre que toute la construction de tous les murs soit achevée pour commencer le câblage. La définition du moment à partir duquel les électriciens peuvent commencer à câbler est nécessaire, mais l’utilisation de MS Project pour définir des relations entre tâches ne vous aidera pas.

4. Utilisez MS Project pour évaluer l’impact d’un changement demandé sur le planning

Une des fonctionnalités qui rendent MS Project si attirant est sa capacité de simuler l’impact d’un changement demandé sur le planning du projet. Ne prenez pas le fichier que vous utilisez pour examiner ces scénarios potentiels contaminer le vrai fichier de planning. Donnez à votre fichier “scénario” un nom et un emplacement différents pour éliminer tout risque de confusion. Vous pouvez attacher le planning du scénario en pièce jointe au changement demandé et reporter ensuite les changements dans le vrai fichier du planning réel si le changement devait être accepté.

5. Mettez à jour les % d’avancement des tâches de manière consistante.

Une des questions auxquelles vous devez répondre en planifiant votre projet est comment refléter le statut des tâches. Rapportez-vous seulement sur le travail quand il a été complété ? Évaluez-vous la complétude de chaque période de rapport ? Ou faites-vous quelque chose entre ces deux extrêmes ? L’approche que vous choisissez dépend quelque peu de la manière dont vous décomposez les tâches. Si vous devenez très granulaires, utiliser l’approche Booléenne (0 % ou 100 %) peut marcher très bien. Tandis que, si vous vous agrégez à un niveau plus haut vous pouvez devoir utiliser une approche différente. Indépendamment de l’approche vous choisissez, l’utilisez-la avec rigueur et communiquez cette approche à vos commanditaires. La transparence vous aidera quand vous ferez un rapport sur le statut du projet. Si vous constatez que vous avez décomposé le travail de manière différente pour certaines catégories, rapportez de manière consistante à travers ces catégories et assurez-vous de communiquer la méthode utilisée à vos commanditaires.

6. Utilisez votre fichier MS Project comme base de rapport.

Vous passez beaucoup de temps à créer le fichier original MS Project et ensuite à le maintenir à jour. Capitalisez sur ce travail et utilisez-le pour remonter autant d’informations que possible sur la progression du projet. MS Project a une variété de rapports standards et une fonctionnalité pour créer des rapports personnalisés. Puisque vous passez la majeure partie de votre temps à planifier le travail à venir et marquer à 100% les tâches achevées, ce sera le plus intéressant pour faire un rapport sur le progrès du projet par rapport au planning. Un inconvénient que j’ai trouvé avec MS Project est la difficulté à exporter un rapport vers Excel, mais avec un peu d’ingéniosité, vous pouvez surmonter cet obstacle.

7. N’essayez pas d’utiliser l’outil pour faire un rapport sur le budget.

À moins que votre organisation ne reconnaisse MS Project comme un outil approprié pour capturer des informations de coût (il permet en effet la collecte de ces informations) et n’impose son utilisation dans ce but, n’essayez pas de l’utiliser pour faire un rapport sur la performance par rapport au budget. Si votre organisation utilise un outil de rapports d’activité, vous devriez faire un rapport sur la performance par rapport au budget avec cet outil et les informations de votre service comptabilité. Vous constateriez que vous dépenserez des heures à réconcilier les informations de votre fichier MS Project avec des informations de la Finance; ne vous laissez pas prendre dans ce débat.

8. Placez votre fichier MS Project à un emplacement central accessible de tous.

Démystifiez vos méthodes de management de projet en mettant le fichier MS Project dans un emplacement central, accessible par vos commanditaires de projet. Tous n’auront pas MS Project sur leurs ordinateurs, aussi placez à cet endroit des rapports contenant les informations sur le planning qui intéresseront vos clients. Faire ceci rendra votre management de projet plus transparent et vous encouragera en même temps à garder votre fichier précis et à jour.

Vous devriez être capable de garder votre fichier MS Project à jour et précis en environ une heure par jour, à l’exception du jour vous faites votre rapport. C’est une règle générale et une heure est une moyenne – vous pouvez passer plus certaines fois et moins d’autres fois. Vous devez revisiter votre façon d’utiliser MS Project si vous passez significativement plus de temps à le maintenir. Souvenez-vous, MS Project devrait travailler pour vous, pas l’inverse.

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